6 passos para manter a organização e atualização dos livros societários

A Lei nº 14.195/2021 autorizou a digitalização e a utilização de sistemas eletrônicos para guarda, registro e controle de livros societários e contábeis das empresas no Brasil, ou seja, eles podem ser mantidos exclusivamente em meio digital.

Hoje, de acordo com a Instrução Normativa (IN) nº 82, de 19 de fevereiro de 2021, tornou-se obrigatório que todos os novos livros societários a serem levados a autenticação perante as Juntas Comerciais, tanto das sociedades anônimas (S/As) de capital fechado como demais organizações que adotem livros, sejam no forma digital, ou seja, não há mais como autenticar livros físicos.

Essa regulamentação traz uma série de benefícios para as empresas, como a facilidade de acesso às informações, redução de custos, sustentabilidade, dentre tantos outros. No entanto, é importante que as organizações se atualizem e se organizem de forma eficiente e regulamentada para garantir segurança e autenticidade das escriturações digitais.

Para isso, é preciso adotar sistemas e ferramentas adequadas para digitalização e gestão dos livros societários, visando garantir a integridade dos dados, a autenticidade e a segurança das informações. Além disso, é importante estar em conformidade com as normas legais e regulamentares para evitar problemas futuros.

A digitalização dos livros societários traz muitos benefícios para as empresas, mas é importante se atualizar e se organizar de forma adequada para garantir a conformidade legal e a segurança das informações.

Automatização de livros

A automatização dos livros societários por meio de plataformas próprias para essa finalidade é uma importante medida para garantir a eficiência e a segurança na gestão das informações societárias. Além de permitir o armazenamento em meio digital, elas oferecem diversas funcionalidades que tornam a gestão mais ágil, integrada e segura.

Um dos principais recursos que essas plataformas oferecem é o sistema de assinaturas eletrônicas. Com ele, é possível validar e autenticar documentos de forma eletrônica, eliminando a necessidade de assinaturas físicas e aumentando a agilidade e a segurança no processo.

Isso é especialmente importante para a formalização de atas de reuniões, contratos e outros documentos importantes que precisam ser assinados pelos sócios ou representantes legais da empresa.

Além disso, as plataformas para a gestão dos livros societários oferecem diversos recursos para uma correta organização das escriturações sociais, tudo isso com a possibilidade de definir os níveis de permissionamento de cada usuário.

Por isso, investir nessa tecnologia é fundamental para garantir a eficiência e o sucesso nos negócios. Pioneira no Brasil, a Societário Digital criou uma plataforma exclusiva para facilitar a gestão de livros societários digitais, trazendo mais agilidade, eficiência, segurança e sustentabilidade para as empresas.

Livros obrigatórios das S/As

As Sociedades Anônimas devem manter e preservar, além dos livros obrigatórios para qualquer atividade empresarial, os seguintes livros sociais:

• Livros de Registro de Ações Nominativas;
• Livros de Registro de Transferência de Ações Nominativas;
• Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas, se aplicável;
• Livro de Registro de Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas, se aplicável;
• Livros de Presença de Acionistas;
• Livros de Atas de Assembleia Geral;
• Livros de Atas de Reunião da Diretoria e Livro de Atas de Reunião de Conselho de Administração, conforme os casos;
• Livro de Atas do Conselho Fiscal.

Hoje qualquer empresa pode ter seus livros societários organizados e atualizados de maneira digital. Vale reforçar que todos os dados são trafegados por conexões seguras e armazenados com backup e redundância.

Além disso, o gerenciamento eletrônico é mais seguro que o método físico porque possibilita que os arquivos sejam mantidos em segurança por plataformas específicas, que eliminam o risco de extravios e reduzem a chance de vazamento de dados.

6 dicas de como manter a organização e atualização dos livros societários

A organização e atualização dos livros societários é um processo fundamental para garantir a conformidade legal do societário de uma empresa.

Seguindo esses passos, é possível garantir, além da conformidade legal, a segurança na gestão das informações, evitando problemas futuros:

1. Crie o documento

O primeiro passo é criar o documento societário (ata de assembleia, reunião, termo de transferência, etc.). Caso você tenha contratado um sistema próprio, como o da Societário Digital, poderá utilizar os templates disponibilizados e apenas preencher com as informações necessárias, sempre garantindo que todas estejam corretas e completas.

2. Envie para assinatura eletrônica

Depois de elaborar o documento, é hora de enviá-lo para assinatura eletrônica dos sócios ou representantes legais. Esse processo pode ser feito diretamente pelas plataformas para a gestão dos livros societários, como o da Societário Digital, que garantem a autenticidade e a segurança necessárias.

3. Tenha um software que armazene e unifique todos os documentos

É importante contar com um software que não apenas armazene com segurança, mas também unifique todos os documentos em um documento próprio no formato PDF/A, com espaçamento de cabeçalho e rodapé adequados e cujo arquivo não ultrapasse o tamanho máximo aceito pela Junta Comercial do seu estado.

Os sistemas próprios, como é o caso do disponibilizado pela Societário Digital, fazem todo esse processo de forma automática.

4. Autentique os livros

Por fim, os livros devem ser autenticados perante a Junta Comercial, para garantir a validade e a conformidade legal.

5. Mantenha backup dos livros autenticados

É importante salientar que as Juntas Comerciais não estão autorizadas a armazenar os livros sociais das empresas. Portanto, uma vez autenticados, é de responsabilidade da empresa armazená-los em segurança, sob pena de responsabilidade dos seus diretores.

Nesse sentido, é altamente recomendado ter um backup seguro e confiável dos livros autenticados. Um sistema próprio também pode ser útil para isso.

6. Confira, fiscalize e faça as atualizações necessárias

É importante que tanto o gestor dos livros como o próprio diretor da sociedade (que é o responsável legal) façam revisões periódicas nos mesmos, fiscalizem se os atos estão sendo anexados, se todas as pessoas envolvidas assinaram os documentos, garantindo que as escriturações estejam sempre atualizadas e refletindo a real situação societária da organização.

Adotando um sistema próprio, isso poderá ser feito a qualquer hora, de qualquer lugar e através de qualquer aparelho.

Para assegurar a eficiência e conformidade legal dos livros societários, é imprescindível seguir essas dicas. A Societário Digital é a sua melhor opção para atingir esse objetivo!

Agende agora mesmo uma consultoria com um dos nossos especialistas e descubra como podemos ajuda-los a transformar o departamento societário da sua organização.