Livros societários: o risco silencioso do papel e a segurança do digital

Por muito tempo, os livros societários foram tratados como uma formalidade burocrática. Um requisito legal a ser cumprido, arquivado em um armário e raramente revisitado. Essa visão, além de ultrapassada, é perigosa.

Livros societários não são meros registros administrativos. Eles são a memória jurídica da sociedade. É neles que estão formalizadas decisões estratégicas, a composição societária, transferências de ações ou quotas, deliberações de assembleias e atos que definem quem manda, quem responde e quem tem direitos dentro da empresa.

Quando esses livros falham, a governança falha junto.

O caso que expõe o problema: livros extraviados e decisões sensíveis

Uma notícia recente envolvendo a Arena Itaquera S.A. escancarou um risco que, infelizmente, ainda é subestimado no Brasil: o extravio de livros societários físicos.

Segundo reportagens, justamente no momento em que ocorreram alterações relevantes na estrutura societária da empresa, os livros responsáveis por registrar a composição acionária e as transferências de ações teriam sido declarados como extraviados. Na sequência, houve a reconstituição desses livros e a prática de atos societários de grande impacto.

Independentemente das conclusões jurídicas que venham a ser tiradas do caso, o episódio evidencia um ponto central: quando os livros societários não estão íntegros, acessíveis e rastreáveis, cria-se um ambiente fértil para disputas, questionamentos e fragilidades de governança.

Livro extraviado não é detalhe operacional. É risco estrutural.

Não é exceção: o papel falha com mais frequência do que se imagina

O extravio ou a deterioração de livros e documentos societários não é um evento raro. Escritórios contábeis, departamentos jurídicos e empresas lidam com esse problema de forma recorrente.

Há inúmeros comunicados oficiais, inclusive perante órgãos reguladores, informando perda, inutilização ou destruição de livros por causas diversas: incêndio, umidade, mudança de sede, falhas de arquivamento ou simplesmente erro humano.

Quando isso ocorre, as consequências não são triviais:

• necessidade de reconstituição de livros, com custos jurídicos e operacionais relevantes;
• exposição a questionamentos de sócios, investidores e órgãos de fiscalização;
• fragilização de auditorias, due diligences e operações de captação ou reorganização societária;
• risco de sanções administrativas e insegurança jurídica sobre atos passados.

O papel é vulnerável por natureza. Ele não avisa quando some. Não registra quem teve acesso. Não protege contra manipulações silenciosas.

O problema não é o livro societário. É o meio

É importante dizer com clareza: o problema não está na exigência dos livros societários. Pelo contrário. Eles são instrumentos fundamentais de governança.

O problema está em insistir em um meio físico para registros que exigem integridade, autenticidade, rastreabilidade e disponibilidade permanente.

Manter livros societários exclusivamente em papel significa aceitar, conscientemente, riscos como:

• extravio ou destruição irreversível;
• dificuldade de comprovar a autenticidade de registros antigos;
• ausência de histórico confiável de alterações;
• dependência de controles manuais frágeis;
• limitação de acesso seguro e organizado às informações.

Em um ambiente empresarial cada vez mais regulado, fiscalizado e conectado, esse modelo simplesmente não se sustenta.

O digital como resposta, desde que feito do jeito certo

A digitalização dos livros societários não é apenas uma tendência. É uma resposta concreta a riscos reais.

Quando realizada em uma plataforma adequada, a gestão digital dos livros societários oferece ganhos objetivos:

• integridade dos registros, com controles de versionamento e histórico completo de alterações;
• autenticidade, por meio de assinaturas eletrônicas e digitais juridicamente válidas;
• rastreabilidade, com registro claro de quem praticou cada ato e quando;
• disponibilidade contínua, sem dependência de arquivos físicos ou localização geográfica;
• segurança da informação, com backups, controle de acesso e ambientes protegidos.

Mais do que eficiência, trata-se de segurança jurídica e governança.

A experiência da Societário Digital

A Societário Digital nasceu exatamente da inconformidade com os riscos e ineficiências do modelo físico. Nossa plataforma foi desenvolvida para permitir a criação, gestão e conservação de livros societários em ambiente digital seguro, estruturado e em conformidade com a legislação vigente.

Não se trata apenas de transformar papel em PDF. Trata-se de repensar a forma como a memória societária é construída, preservada e auditada ao longo do tempo.

Empresas que tratam seus livros societários com a seriedade que eles exigem não estão apenas cumprindo uma obrigação legal. Estão protegendo sua história, sua governança e o seu futuro.

Conclusão

O extravio de livros societários não é um risco hipotético. Ele acontece. E quando acontece, costuma vir acompanhado de disputas, insegurança jurídica e danos reputacionais.

Persistir no papel é aceitar um risco que hoje é evitável.

A pergunta que fica não é se os livros societários são importantes. Isso já está dado.

A pergunta real é: sua empresa confia a memória jurídica mais sensível do negócio a um meio que pode simplesmente desaparecer?