Armazenamento digital de documentos societários: o que a lei exige em S/As, LTDA’s e Cooperativas

A digitalização de documentos societários deixou de ser uma tendência para se tornar uma exigência legal — especialmente no caso das Sociedades Anônimas de Capital Fechado (S/As). No entanto, Sociedades Limitadas e Cooperativas também têm muito a ganhar adotando o armazenamento digital de documentos societários.

Com a evolução normativa e o fortalecimento da transformação digital nas rotinas jurídicas, muitas empresas ainda têm dúvidas sobre quais documentos podem ou devem passar pela digitalização de documentos societários.

Neste artigo, vamos esclarecer o que diz a legislação, quais documentos são obrigatórios em formato digital, as boas práticas para S/As, LTDA’s e cooperativas, e como garantir segurança jurídica nesse processo. Spoiler: digitalizar é só o começo. O verdadeiro diferencial está na forma como esses documentos são geridos.

O que diz a legislação sobre documentos digitais

Validade jurídica dos documentos digitais

A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), reconhecendo a validade jurídica de documentos assinados digitalmente.

Além disso, o art. 10, §2º da MP garante validade legal a documentos eletrônicos, desde que a autenticidade seja garantida por meios idôneos, mesmo que não assinados com certificados ICP-Brasil.

Livros Societários: obrigatoriedade do formato digital

A Instrução Normativa DREI nº 82/2021 determina que todos os livros societários de novas empresas ou novos volumes devem ser exclusivamente digitais, consolidando a necessidade de um armazenamento digital de documentos societários bem estruturado.

Isso vale tanto para Sociedades Anônimas de Capital Fechado quanto para Cooperativas, conforme entendimento consolidado nos manuais de registro empresarial.

Quais documentos podem ser armazenados na digitalização de documentos societários?

Livros obrigatórios das S/As

Desde 2021, os seguintes livros das S/As devem ser mantidos em formato digital:

• Livro de Registro de Ações Nominativas
• Livro de Transferência de Ações
• Livro de Atas das Assembleias Gerais
• Livro de Atas das Reuniões do Conselho de Administração
• Livro de Atas das Reuniões da Diretoria
• Livro de Presença de Acionistas
• Livro de Registro de Partes Beneficiárias
• Livro de Atas do Conselho Fiscal

Todos devem ser assinados eletronicamente, organizados por meio de plataforma adequada e autenticados na Junta Comercial de forma digital.

Documentos nas cooperativas

As cooperativas também estão obrigadas a manter seus livros societários em formato digital, incluindo:

• Livro de Matrícula de Cooperados
• Livro de Atas da Assembleia Geral
• Livro de Atas do Conselho de Administração
• Livro de Atas do Conselho Fiscal
• Estatuto Social e alterações
• Regimento interno
• Termos de posse e de renúncia de conselheiros
• Documentos de admissão e desligamento de cooperados

A digitalização garante maior controle, acessibilidade e conformidade com a legislação vigente.

Documentos nas LTDA’s

Nas LTDA’s, embora a obrigatoriedade legal não seja universal, recomenda-se fortemente a digitalização de:

• Contrato social e suas alterações
• Livro de Registro de Sócios (quando adotado)
• Atas de reuniões e deliberações
• Termos de posse da administração
• Instrumentos de integralização de capital
• Termos de entrada e saída de sócios
• Procurações e documentos de identificação

Digitalizar esses documentos fortalece a governança e prepara a empresa para fiscalizações, reorganizações e captações, além de alinhar-se às boas práticas de digitalização de documentos societários.

Como armazenar documentos com Segurança Jurídica?

Plataforma segura e especializada

O uso de plataformas como a Societário Digital garante:

• Organização dos documentos por empresa e CNPJ
• Coleta eficiente de assinaturas eletrônicas
• Registro de trilha de auditoria
• Gestão de permissões de acesso
• Integração com Juntas Comerciais para autenticação digital de livros

Backup e LGPD

É fundamental que os documentos sejam armazenados com backups automáticos, criptografia e total conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Isso assegura a proteção das informações e a mitigação de riscos legais.

Muito além da digitalização: gestão inteligente de documentos societários

Digitalizar documentos não é apenas escanear papéis — é adotar uma nova cultura de governança mais eficiente e conectada com o futuro. Os benefícios incluem:

• Automatização de rotinas
• Agilidade na realização de assembleias e deliberações
• Redução de custos operacionais
• Prontidão para auditorias e fiscalizações
• Transparência e conformidade constante
• Facilidade em processos de M&A, sucessões e reorganizações societárias

Conclusão

A digitalização de documentos societários é hoje uma exigência legal para S/As e cooperativas — e uma estratégia inteligente para LTDA’s que desejam se manter competitivas, organizadas e em conformidade.

Plataformas especializadas como a Societário Digital permitem que escritórios e empresas implementem uma governança segura, ágil e à prova de futuro. Quem ainda guarda arquivos em papel está ficando para trás — quem migra para o digital sai na frente.

Perguntas Frequentes (FAQs)