Transformação digital aplicada a gestão societária das S/As

Antes da transformação digital, por muito tempo, vivemos na inflexibilidade das regras jurídicas, em que tudo o que se produzia somente poderia ser registrado de uma forma e seguir um determinado procedimento. 

Entretanto, com a crescente evolução e desenvolvimento tecnológico, não só os processos judiciais passaram a ser digitalizados, como passou-se a aderir técnicas de ciências de dados e até se fazer uso de inteligência artificial. Estas técnicas combinadas e a mudança da cultura corporativa usando mais a facilidade da tecnologia denomina-se transformação digital. 

Até pouquíssimo tempo, mais precisamente junho de 2021, todas as operações societárias de uma empresa eram registradas em papel. Mas, evidentemente, que no atual cenário mundial, tal situação já não é mais suportada no mundo corporativo. Afinal, como explicar que, por exemplo, um M&A de bilhões de reais não foi concluído porque depende de assinaturas presenciais em livros físicos? Imagine o custo e o tempo despendido para essa operação ocorrer nesse formato.

Apesar de parecer um pouco loucura, essa era a realidade de dias atrás. Uma transação que hoje ocorre em alguns poucos minutos, levava dias, às vezes meses para ser concluída. Aceitar a transformação digital e permitir que ela mude a forma como as coisas funcionam traz benefícios como agilidade e segurança no trabalho, principalmente no setor societário das S/As. 

Entretanto, acredite se quiser, ainda há quem se mantenha resistente quanto à adesão ao mundo digital. É por isso que não são raros os relatos de livros societários perdidos, deteriorados e com assinaturas pendentes. 

O que é transformação digital

Primeiro vamos entender o conceito da transformação digital e depois explicar como ele é aplicado no  setor societário das S/As. 

  A transformação digital é um processo evolutivo e gradativo de aplicar diferentes tecnologias digitais para melhorar processos organizacionais, digitalizar as operações e setores, impulsionar o desenvolvimento econômico e atualizar o pensamento das pessoas envolvidas na empresa. 

Para isso, é preciso identificar objetivos - como por exemplo, aumentar a produtividade e a segurança do setor societário da S/A - adotar uma tecnologia digital para esse fim e adequar os processos para conquistar os objetivos. Uma tarefa simples e transformadora para quem vivencia na prática da empresa.

Transformação digital aplicada as S/As

A transformação digital é o caminho natural e evolutivo para o setor societário das empresas, principalmente as que possuem conselhos ativos e prezam por fatores Ambientais, Sociais e de Governança Corporativa (ESG) alinhadas às tendências mundiais de referência. 

Se sua empresa é uma Sociedade Anônima de capital fechado ou se você presta serviços jurídicos/contábeis para tal organização, você sabe que a "Lei S/As" –, que é a principal responsável por sua regulamentação, definição de características, direitos e obrigações – determina a manutenção dos chamados livros societários (ou livros sociais, como alguns preferem chamar). 

É crucial que todos os atos societários de uma S/A sejam formalizados no livro social. Afinal, caso isso não ocorra, existe uma grande probabilidade do negócio se deparar com sérios problemas envolvendo disputas societárias e fiduciárias, ou, em outros casos, ter o recebimento de contribuições financeiras afetadas. 

A forma mais segura de evitar esses problemas é aplicando a transformação digital no setor societário da S/A. 

Quais os maiores problemas envolvendo os livros societários?

Bom, se você está inserido no grupo de empresas que faz uso dos livros societários físicos, com certeza enfrenta uma série de problemas e riscos relacionados à sua conservação.

Além disso, quem ainda utiliza os livros físicos sofre com a desatualização frequente, preenchimento incorreto, assinaturas pendentes de pessoas falecidas, extravio e outras situações desastrosas. 

Obviamente, a manutenção desse procedimento nos dias atuais se revela completamente obsoleto, o que forçou o legislador a uma nova Instrução Normativa, como meio de modernizar o processo de autenticação dos livros societários nas Juntas e acabar com as ineficiências descritas acima.  

Evite perder seus registros de livros sociais físicos e adote medidas para evoluir o setor societário através da transformação digital. 

O que prevê a Instrução Normativa nº 82 do DREI?

A regulamentação criada marcou o início de uma nova era para a governança das S/As fechadas. Afinal, ao longo dos seus 21 (vinte e um) artigos, foi definida uma série de mudanças, com destaque para as seguintes:

• Os livros em formato físico não serão mais aceitos pelas Juntas Comerciais. Ou seja, todas as S/As de capital fechado deverão obrigatoriamente aderir os livros digitais e;
• A autenticação passará a ser feita de forma 100% (cem por cento) online.

Ainda que os livros digitais possuem inúmeras vantagens se comparados aos livros físicos, se não forem tratados com a importância que merecem e armazenados de forma correta, em local seguro, são mais fáceis de se perder ou, ter seus arquivos corrompidos ou hackeados, o que pode levar à prejuízos gigantescos a uma companhia. 

Nesse sentido, uma boa alternativa é a contratação de uma plataforma de gestão de livros societários para aplicar todas as boas práticas de transformação digital no setor societário da S/A. 

A Societário Digital, por exemplo, oferece esse serviço de forma qualitativa, com as seguintes facilidades:  e solicitação de assinaturas eletrônicas dos documentos que irão integrar os livros via e-mail ou WhatsApp, automatização da comunicação entre os Livros de Transferência e Registro de Ações, armazenamento na nuvem com total segurança de todos os livros societários, além da geração dos arquivos de acordo com os requisitos e configurações exigidos pelas Juntas Comerciais brasileiras.

Você pode falar com um de nossos especialistas que te ajudará a entender que com a digitalização dos livros societários, a existência de muitos sócios já não é mais motivo para dores de cabeça, deixando no passado situações como a obrigação de assinar papéis.