Plataforma de livros societários digitais: como implementar com sucesso na sua empresa

São infinitas as possibilidades de adoção de tecnologias para ajudar as empresas a inovarem e, consequentemente, crescerem. A utilização de softwares de segurança da informação, programas de produtividade, aplicativos de organização e sistemas de digitalização de livros societários, por exemplo, pode trazer muitos benefícios para o desenvolvimento e sucesso de diversos projetos.

Desde a entrada em vigor da Lei nº 14.195/2021, as empresas brasileiras obtiveram mudanças importantes por conta da substituição dos livros societários físicos por livros societários digitais, principalmente se falarmos das empresas de Sociedade Anônima (S/As), principalmente relacionadas à organização, eficiência, sustentabilidade e agilidade.

Hoje já existem alguns sistemas de livros societários digitais, como o da Societário Digital, que fornecem todo o suporte necessário para que a digitalização dos livros e a automatização de documentos te ajude a simplificar tarefas, ganhar produtividade, além de reduzir erros.

Se a sua empresa está passando por essa transformação digital, continue essa leitura e conheça todas as vantagens e benefícios de contar com esse sistema.

Livro societário digital. Isso já é possível?

O livro societário digital nada mais é do que uma versão eletrônica dos documentos que registram as informações societárias de uma empresa, como atas de assembleias e reuniões e registro e transferência de ações. Como dissemos acima, desde a entrada em vigor da Lei nº 14.195/2021, foi aprovada a adoção do livro societário digital pelas empresas brasileiras, o que facilita a organização de dados, já que centraliza todas as informações em um único local.

Existem diversas vantagens e benefícios ao se utilizar a versão digital desses livros. Se você ainda não conhece e está pensando em migrar seus livros societários para a era digital, veja como pode te ajudar:

Disponibilidade e mobilidade

Com a utilização de uma plataforma de livros societários, é possível acessar documentos de qualquer lugar e de qualquer dispositivo, como um tablet ou smartphone.

Otimização dos processos

Com a digitalização dos documentos, é possível centralizar todas as informações em um único local, facilitando o acesso e a gestão de documentos.

Redução de custos

Ao armazenar os livros de forma eletrônica, as empresas eliminam gastos com impressão, logística, armazenamento físico, além do tempo gasto com tarefas burocráticas.

Segurança

A utilização de uma plataforma permite proteger os dados com criptografia e controle de acesso, reduzindo os riscos de perda, roubo ou extravio das informações.

Sustentabilidade

Elimine o uso de materiais e espaços físicos, além do transporte desses documentos.

Tecnologia como uma aliada

Todas as informações em um só lugar faz com que você tenha mais tempo para focar no que é importante: o seu negócio.

Melhores práticas para implementar uma plataforma de livros societários digitais

Já ficou claro que a adoção de uma plataforma de livro societário digital pode trazer muitas vantagens para as empresas, certo? Mas, para que essa transformação digital seja bem-sucedida, é preciso que as organizações escolham e implementem esse sistema de uma maneira adequada.

Antes de mais nada, é necessário que sejam definidos os objetivos da empresa. Eles devem ser claros e estar alinhados com a estratégia da organização. Nesse processo, também pode-se incluir a melhoria da eficiência operacional, a redução de custos e riscos, entre outros pontos.

Outra prática importante que deve ser aplicada é entender as reais necessidades dos profissionais que utilizarão essa ferramenta. É preciso levar em conta que cada equipe ou departamento pode ter uma especificidade diferente. Por isso, o ideal é que a empresa faça uma análise criteriosa das atividades e processos envolvidos antes de contratar qualquer tipo de plataforma, identificando as áreas que podem se beneficiar e os profissionais que farão uso.

Como qualquer outro tipo de implementação de ferramentas tecnológicas, também é preciso ter um planejamento para instalar esse tipo de sistema. O ideal é que se leve em consideração alguns aspectos importantes, como a migração de dados e o treinamento dos usuários.

Por último, mas não menos importante, é o monitoramento recorrente do sucesso da implementação do sistema de livros societários digitais. Para isso, é essencial que se avalie alguns pontos, como se a plataforma é utilizada de forma eficiente e os livros estão sendo constantemente atualizados. 

No fim do dia, para que essas melhores práticas sejam bem aplicadas, é imprescindível que, ao definir que será utilizada alguma plataforma de livros societários digitais, a empresa faça uma pesquisa criteriosa para identificar qual é a opção melhor e mais adequada às suas necessidades específicas. 

Além de todo o planejamento indicado acima, também é importante avaliar aspectos como a segurança, funcionalidades disponíveis e suporte oferecido. Assim, a empresa poderá escolher a plataforma mais adequada e maximizar os benefícios da adoção dos livros societários digitais.

A Societário Digital é a primeira empresa brasileira que criou uma plataforma exclusiva de gestão de livros societários digitais. Ao implementar o sistema da Societário Digital, você não apenas se adequará à nova legislação, como também tornará a gestão dos seus livros societários muito mais prática, eficiente, segura e sustentável.

Fale agora mesmo com um dos nossos especialistas e veja tudo o que podemos fazer para levar a transformação digital para o societário da sua empresa.