Livro societário digital na prática: passo a passo para autenticar um livro na JUCESP

A transformação digital revoluciona a maneira como as empresas operam e interagem com seus stakeholders. Nesse contexto, o Livro Societário Digital se torna uma ferramenta que simplifica e moderniza a gestão dos documentos societários das organizações.

Os Livros Societários Digitais representam a evolução natural dos tradicionais registros empresariais em papel. Podem ser produzidos por meio de plataformas eletrônicas, trazendo muito mais eficiência, praticidade e, principalmente, segurança às escriturações. E esta transição para o meio digital proporciona inúmeros benefícios, desde a redução do espaço físico até a facilidade de consulta e atualização.

No contexto empresarial moderno, os Livros Societários Digitais possuem muita importância para que a empresa tenha mais competitividade no mercado. Essa mudança trouxe mais agilidade e eficiência; segurança e integridade dos dados; sustentabilidade e responsabilidade ambiental; compliance e conformidade regulatória; etc.

Para esses livros terem validade, é preciso que eles sejam autenticados perante a Junta Comercial do respectivo estado onde está situada a empresa. Nesse artigo, além de trazermos mais informações sobre os benefícios de contar com uma plataforma de livros societários digitais, também apresentaremos um passo a passo de como autenticá-los perante a Junta Comercial de maior movimentação do país, a JUCESP. Fique atento para descobrir como simplificar e otimizar os processos documentais de sua organização.

O que é JUCESP?

Sigla para Junta Comercial do Estado de São Paulo, órgão responsável por registrar a abertura, alterações e encerramento de empresas no Estado de São Paulo. 

Uma das responsabilidades primárias da JUCESP é a autenticação de Livros Societários Digitais. Esse processo confirma a veracidade e a validade dos documentos, assegurando que as empresas estejam em conformidade com as leis e regulamentações vigentes.

As atividades da JUCESP são regidas por um conjunto de leis e regulamentações que visam garantir a ordem e a legalidade nas operações empresariais, como o Código Civil Brasileiro, a Lei de Registro Público de Empresas Mercantis e Atividades Afins (Lei nº 8.934/1994), as Resoluções e Normativas do DREI, etc.. 

Aqui, queremos destacar a Instrução Normativa DREI nº 82/2021. Emitida pelo Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI), estabelece diretrizes específicas para a autenticação de livros digitais das empresas. Ela detalha os procedimentos a serem seguidos pelas empresas na apresentação e autenticação de seus livros societários digitais, garantindo a conformidade com as normativas vigentes, além de manter o funcionamento e a regularidade das atividades empresariais.

Passo a passo para a autenticação de Livros Societários Digitais

Como já dissemos acima, a autenticação de Livros Societários Digitais na Junta Comercial do Estado de São Paulo é um procedimento que garante a legalidade e a validade das operações empresariais. Abaixo, segue um passo a passo detalhado:

• Antes de mais nada, certifique-se de que todos os documentos estejam organizados e em conformidade com as regulamentações vigentes, incluindo a IN DREI 82/2021.

• Acesse o VRE-Serviços (plataforma da Junta Comercial), faça o cadastro com o CNPJ da empresa e depois faça o login. 

• Ao entrar, clique em Livros Mercantis.

• Selecione o Serviço desejado (autenticação automática – Livro Societário em Branco ou autenticação automática).

• A seguir, preencha corretamente os campos disponibilizados com os dados solicitados, incluindo o NIRE da empresa. Clique em Continuar.

• O passo seguinte é o sistema validar os dados. Clique em Adicionar Livro.

• Preencha os campos com os dados solicitados relativos ao Termo de Abertura e ao Termo de Encerramento do livro.

• Nesse passo, você definirá até qual data o Livro Societário Digital será utilizado. Lembrando que não pode ter sobreposição com o período de outro livro do mesmo tipo.

• Agora, caso tenha optado pela autenticação de livro escriturado, faça o upload do arquivo do Livro Societário Digital. Importante: esse documento precisa estar no formato correto: PDF-A de até 20 Mb.

• Informe quem são os responsáveis pelas assinaturas, clicando em Adicionar Assinatura. Depois, em Editar. Preencha com os dados solicitados e clique em Salvar. Esse processo precisa ser repetido para cada responsável e finalize clicando em Incluir. Note que o responsável é o Administrador da empresa; ou seja, apenas ele precisa assinar.

• Confira na tela cada arquivo de livro que foi incluído. Ao finalizar, clique em Continuar.

• Copie o Número de Controle do Serviço que aparecerá na tela, antes de clicar em Continuar.
• Clique na aba Resumo para conferir o procedimento. Se não houver erro, clique no botão com duas setas (canto inferior direito da tela).
• Imprima a DARE e o formulário. Após isso, pode prosseguir.

• Após o pagamento da DARE e anexar o comprovante de pagamento em formato PDF-A, clique na aba Assinador Digital e faça o download do assinador.

• Abra o Assinador Digital e clique em Pesquisar Certificado Digital. Selecione o certificado que deseja utilizar. Clique em Relacionar.

• Preencha o Número de Controle de Serviço e clique no botão da lupa. Depois que o documento for localizado, clique em Assinar.

• Um pop-up confirmando a assinatura aparecerá na tela. Se estiver pronto, clique em Assinar e OK.

• Pronto! Seu Livro Societário Digital está devidamente autenticado pela JUCESP.

Caso você tenha optado pela autenticação em branco e utilize a plataforma da Societário Digital, agora basta que você crie o respectivo livro dentro da plataforma e faça o upload dos termos disponibilizados pela JUCESP para seguir o utilizando durante todo o período de escrituração com muita segurança e praticidade. 

E caso você tenha optado pela autenticação do livro já escriturado, você não precisa se preocupar em mesclar arquivos, transformar em PDF-A e deixar espaçamento adequado no rodapé, pois o sistema da Societário Digital faz tudo isso. Depois de autenticado, basta que faça o upload na plataforma para tê-lo armazenado com total segurança e então já pode abrir o próximo. 

Quais os benefícios da utilização de uma plataforma para a gestão dos Livros Societários Digitais?

A transição para a gestão de Livros Societários em uma plataforma digital representa um avanço tecnológico para as empresas. E é claro que isso traz uma série de benefícios que vão desde a simplificação com a automatização de documentos até a melhoria do compliance societário. Confira abaixo alguns que separamos:

1. Acesso simplificado e rápido

Com uma plataforma digital, isso se torna instantâneo e intuitivo, economizando tempo e esforço.

2. Auditorias simplificadas

A preparação para auditorias e inspeções é facilitada, já que os documentos são facilmente acessíveis e podem ser apresentados de forma organizada.

3. Atualização em tempo real

Os documentos são vistos imediatamente na plataforma e todos os envolvidos têm acesso às informações mais recentes.

4. Redução de espaço e custos físicos

A eliminação da necessidade de armazenamento físico de documentos traz uma redução de espaço e custos. 

5. Segurança e integridade dos documentos

A plataforma digital oferece mecanismos avançados de segurança e criptografia, garantindo a integridade e a confidencialidade dos documentos. Acesso é restrito a usuários autorizados.

6. Trabalho colaborativo eficiente

A colaboração entre os membros da equipe é otimizada, já que todos têm acesso simultâneo aos documentos relevantes. Isso promove a eficiência nos processos de tomada de decisão.

Aproveitamos e trouxemos alguns exemplos práticos de como isso pode simplificar a gestão de documentos e o compliance societário:

• Assinaturas eletrônicas

A plataforma pode oferecer essa funcionalidade, agilizando o processo de formalização de documentos.

• Integração com outros sistemas

A possibilidade de integração com outros sistemas, sejam contábeis ou de gestão, facilita a troca de informações e evita redundâncias.

Mas para que tudo isso aconteça de forma ágil, eficiente e segura, é importante contar com quem mais entende no assunto, como a Societário Digital, plataforma brasileira pioneira em sistemas para gestão de Livros Societários Digitais.

Ao adotar a plataforma da Societário Digital, a gestão dos livros societários se torna uma atividade muito mais prática. Essa modernização não apenas simplifica os processos internos, mas também contribui para a construção de uma base sólida para o crescimento e o sucesso da empresa no cenário empresarial contemporâneo.

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