Ainda é permitido realizar assembleias digitais ou semipresenciais?

Desde meados de março de 2020, quando o mundo literalmente parou, todas as organizações precisaram se adaptar às medidas de distanciamento social adotadas. Em muitos aspectos, tiveram que se reinventar e inovar para manterem suas atividades, como as assembleias digitais e semipresenciais. Nas Sociedade Anônima (S/As), por exemplo, um dos pontos que houve necessidade de adaptação foi a forma de realização das assembleias, já que os acionistas não poderiam estar todos compartilhando o mesmo local físico.

Felizmente, a pandemia que assolou o planeta acabou. Entretanto, a legislação que possibilitou a realização das assembleias tanto na modalidade semipresencial como virtual permanece em vigor. São a Lei 14.030/2020 (conversão da MP 931/20), que alterou a Lei 6.404/76, e a Instrução Normativa (IN) nº 81/2020, do Departamento de Registro Empresarial e Integração (DREI).

Então, sim, ainda é possível realizar assembleias digitais e semipresenciais. Mas você sabe que existem algumas mudanças em relação às assembleias presenciais? Continue a leitura e conheça um pouco mais sobre o tema.

Modalidades de Assembleias Gerais em S/As

Antes de explicar quais são as possíveis modalidades de realização de uma assembleia geral, precisamos entender o que é uma assembleia. Resumidamente, é uma reunião de acionistas realizada de acordo com as regras previstas na Lei nº 6.404/76 (“LSA”) e no estatuto social da companhia. Se quiser saber um pouco mais sobre as assembleias gerais em sociedades anônimas e quais são as melhores práticas, acesse esse conteúdo.

É importante destacar que para empresas S/As é obrigatória a realização de assembleia ao menos uma vez por ano, de acordo com a legislação brasileira: a Assembleia Geral Ordinária (AGO), que tem como objetivo aprovar contas da empresa do ano anterior e eleger os membros da Administração e do Conselho Fiscal, caso instalado.

Hoje há três modalidades de realização uma assembleia geral em uma Sociedade Anônima. São elas:

• Presencial

Essa é a modalidade mais tradicional (até há pouco tempo era a única), em que todos os participantes se encontram fisicamente no mesmo local. 

• Semipresencial

A assembleia híbrida combina a presença física e virtual dos acionistas. Para empresas S/As, a realização da assembleia semipresencial também é permitida, desde que sejam respeitadas as normas e regras estabelecidas pelo DREI (S/A Fechada) ou CVM (S/A Aberta), que exige que a empresa forneça aos acionistas as mesmas oportunidades de participação e informação, independentemente da modalidade.

• Digital

A modalidade de assembleia digital ou virtual, como o próprio nome já diz, ocorre exclusivamente pela internet. Ela é uma alternativa prática e, principalmente, econômica para quem não tem tempo ou não pode se deslocar para participar presencialmente. Mas, para a sua realização, é necessário ter uma plataforma digital segura e adequada, além de seguir as normas estabelecidas pela legislação e pelo estatuto social.

Quais as principais mudanças para assembleias digitais e semipresenciais?

É claro que os requisitos da Lei 6.404/76 seguem obrigatórios, mas a IN DREI nº 81/2020 trouxe algumas mudanças, como:

Processo de votação

Em assembleias semipresenciais ou digitais, os acionistas poderão votar por meio de Boletim de Voto à Distância ou por sistema de votação eletrônica:

• Boletim de Voto à Distância

Ele é emitido pela empresa e enviado aos acionistas com as informações que serão debatidas durante a assembleia, para que, assim, seja possível que eles votem. Além disso, esse documento deverá conter as seguintes informações:

• Nome completo, CPF ou CNPJ e e-mail do acionista; também é preciso conter orientações de quais documentos devem ser enviados para comprovar a identidade;
• Informações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido;
• Informar como esse boletim deve ser enviado para a empresa.

• Voto Eletrônico

Com a adoção de uma ferramenta eletrônica exclusiva para essa finalidade, é possível ter uma votação mais segura, ágil e transparente. Sem contar outros benefícios, como o recebimento pela mesa de manifestações, entre outras.

Ata de Assembleia

A legislação autoriza a lavratura da ata em meio eletrônico, desde que garantida a integridade e autenticidade do documento. Para isso, esse documento deve conter informações detalhadas sobre a reunião (data, hora, local, lista de presença, presidente e secretário da mesa, ordem do dia, deliberações, votos etc.). Por se tratar de um documento digital, ele deve ser assinado por meio de uma assinatura eletrônica, desde que seja garantida a sua autenticidade, integridade e validade. Vale destacar que, mesmo assim, em se tratando de assembleia, a ata deve ser registrada no órgão competente.

Mas você deve estar se perguntando: por que realizar uma assembleia semipresencial ou digital, já que não há mais medidas de distanciamento social? Simples: independente de pandemia, essas mudanças têm como objetivo modernizar e simplificar todo o processo da assembleia, fazer com que mais acionistas possam participar, reduzir custos da empresa e do acionista, trazer agilidade, sustentabilidade e, claro, segurança.

Evidente que as assembleias digitais devem oferecer segurança em relação à preservação de informações importantes, adotando sistemas de criptografia e controle de acesso, impedindo que pessoas não autorizadas tenham acesso aos dados empresa. Além disso, a companhia deverá realizar a gravação integral da assembleia. 

O mesmo se dá em relação aos livros sociais, como é o caso dos livros de presença de acionistas e atas de assembleias gerais onde deve ser lavrada a respectiva ata e colhidas as assinaturas dos participantes, os quais também são exclusivamente digitais.  

Para simplificar a gestão desses documentos, é recomendável utilizar uma plataforma digital eficiente, transparente e segura, como a Societário Digital, primeira empresa no Brasil a criar uma ferramenta exclusiva para essa finalidade. Para obter mais informações, preencha seus dados e converse com um dos nossos especialistas.