Assinatura digital e eletrônica: como essas tecnologias podem simplificar a rotina empresarial

Já pensou estar em uma viagem e lembrar que esqueceu de assinar um documento? Ou nesse tempo surge um negócio importantíssimo que precisa da sua assinatura? Pois é, isso é mais comum do que muitos imaginam, principalmente agora que as barreiras geográficas e tecnológicas (internet) são praticamente inexistentes.

A utilização da assinatura eletrônica e da assinatura digital vem se tornando cada vez mais comum, especialmente após a pandemia de Covid-19, que acelerou a adoção de processos digitais em diversos setores. Empresas de todos os portes têm adotado essa tecnologia como forma de otimizar seus processos e garantir maior segurança nas transações comerciais, cuja validação é sustentada na MP 2200-2/2001. 

É importante destacar que a validade da assinatura eletrônica ou digital deve partir de três pontos bases: Identidade (que possa validar a identidade do signatário), Integridade (certifique que o documento não foi adulterado) e Perenidade (durabilidade do documento ao longo do tempo).

Mas você sabe quais as diferenças entre elas? Ou quando usar uma ou outra? Se você quer aprender um pouco mais sobre esse tema, então leia esse artigo.

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma ferramenta que permite a autenticação e validação de documentos digitais, com a mesma validade jurídica que uma assinatura manual. Com ela é possível garantir a autenticidade, a integridade e a confidencialidade dos documentos assinados eletronicamente.

Utilizada em diversos contextos, como em contratos de prestação de serviços, acordos comerciais, documentos fiscais, declarações de imposto de renda, entre tantos outros, a assinatura eletrônica é muito útil quando é necessário assinar diversos documentos, como processos de contratação, onde precisam ser assinados por diversas partes.

Os benefícios de assinar de forma eletrônica são inúmeros. Ela permite que processos sejam agilizados, seguros, reduz tempo e custos (impressão, envio e armazenamento de documentos físicos).

O que é assinatura digital?

A assinatura digital, através de chaves criptográficas para garantir a autenticidade e integridade dos documentos digitais, é uma outra forma de autenticação eletrônica. Essa ferramenta também garante a segurança das transações eletrônicas, pois possui a mesma validade jurídica que os documentos físicos assinados à mão.

Normalmente, esse tipo de assinatura é utilizado em contratos, declarações fiscais, etc. Além dos mesmos benefícios da assinatura eletrônica, a assinatura digital também é protegida por criptografia e chaves privadas, tornando difícil a falsificação ou alteração dos documentos.

Qual a diferença entre elas?

Embora os termos "assinatura eletrônica" e "assinatura digital" sejam frequentemente usados de forma similar, eles se referem a conceitos diferentes.

A assinatura eletrônica é um termo mais amplo e se refere a qualquer método utilizado para assinar um documento eletrônico, seja ele digital ou não. Ou seja, desde a inserção de uma imagem da assinatura em um documento até a utilização de um sistema que capture e armazene informações biométricas, como pressão, velocidade e trajetória do movimento da caneta digital.

Já a assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica que utiliza tecnologia criptográfica para garantir a autenticidade e integridade de um documento eletrônico. Ela é baseada em chaves públicas e privadas e utiliza certificados digitais para garantir a autoria do documento e a integridade do seu conteúdo. A assinatura digital é considerada uma forma mais segura e confiável de assinatura eletrônica.

E quais são as semelhanças?

Já entendemos que a assinatura eletrônica e a assinatura digital são métodos utilizados para assinar documentos eletrônicos e substituir a assinatura física em papel. E existem algumas outras semelhanças entre elas. Destacamos algumas abaixo:

• Aumento da produtividade

Processos são concluídos com mais agilidade, já que aprovações e assinaturas são obtidas em bem menos tempo.

• Conformidade com regulamentações

Ambas são reconhecidas legalmente em muitos países e é compatível com diversas regulamentações.

• Economia de tempo

É possível assinar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, sem a necessidade de deslocamento físico.

• Redução de custos

Elimina a necessidade de impressão, envio e armazenamento de documentos físicos, por exemplo.

• Redução do risco de erros

A possibilidade de erros e inconsistências nos documentos é bem menor, já que eles podem ser preenchidos eletronicamente e assinados de forma digital.

• Segurança

Uso de criptografia e autenticação para garantir que os documentos assinados sejam seguros e autênticos, o que reduz a possibilidade de falsificação ou adulteração.

• Sustentabilidade

Como tudo fica no meio digital, não é preciso utilizar papel, impressão, transporte, entre tantas outras atividades que acabam sendo prejudiciais ao meio ambiente.

E como é realizada a assinatura de livros societários digitais?

Desde a entrada em vigor da Instrução Normativa (IN) nº 82, em 21 de junho de 2021, não é possível autenticar novos livros societários em papel, preenchidos ou em branco. Isto é, a partir dessa data, todos os livros deverão ser exclusivamente digitais. 

E, para que eles sejam assinados de maneira segura e de acordo com a normas, a Lei 14.063/2020, sancionada em setembro de 2020, alterou a Lei das Sociedades Anônimas (Lei 6.404/1976) e a Lei das Cooperativas (Lei 5.764/1971) para permitir a utilização de assinaturas eletrônicas e digitais em livros societários.

Ou seja, a assinatura dos termos de abertura e encerramento dos livros digitais deve ser realizada com certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) ou, ainda, mediante assinatura avançada através do portal gov.br. Já os documentos que compõem o conteúdo dos livros podem ser assinados eletronicamente sem utilizar certificado digital.

A Societário Digital, primeira empresa brasileira a criar uma plataforma exclusiva para livros societários digitais, sempre visa facilitar o dia a dia das empresas. Pensando nisso, ela possibilita o envio de solicitações de assinaturas eletrônicas por diversas ferramentas, inclusive por whatsapp.

E se a sua empresa ainda não se adequou a nova regra, fale com um de nossos consultores e torne a gestão dos seus livros societários mais eficaz e segura!