Assinatura eletrônica x digital: tipos, validade e o que a Junta aceita

Assinatura eletrônica é o gênero; “assinatura digital” é o nome de mercado para a assinatura eletrônica qualificada, feita com certificado ICP-Brasil. A lei classifica as assinaturas eletrônicas em três níveis: simples, avançada e qualificada (Lei 14.063/2020, art. 4º). Na Junta Comercial, as atas, procurações e demais documentos arquivados podem ser assinados com certificado ICP-Brasil ou com outro meio que comprove autoria e integridade, como a assinatura avançada do gov.br, e o requerimento é assinado no portal da própria Junta.

Este guia trata da assinatura do ponto de vista do departamento societário: o que cada nível prova, qual a Junta aceita em cada documento, como ficam os livros digitais e quem assina as atas na S/A e na limitada. A parte prática do certificado (tipos A1 e A3, e-CPF, e-CNPJ e passo a passo) está no guia da ICP-Brasil. A assinatura é uma das etapas dos livros societários: é ela que dá validade a cada lançamento.

Assinatura eletrônica e digital: qual a diferença

A lei não usa a expressão “assinatura digital”. Ela fala em assinatura eletrônica e a divide em três níveis, conforme o grau de confiança sobre a identidade de quem assina e sobre a manifestação de vontade (Lei 14.063/2020, art. 4º, § 1º):

• Simples: a que permite identificar o signatário ou associa dados dele ao documento. Um aceite com login e senha, um código enviado por e-mail ou um nome digitado entram aqui.
• Avançada: usa certificado não emitido pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovar autoria e integridade, desde que esteja ligada ao signatário de forma unívoca, sob controle exclusivo dele, e que qualquer alteração posterior no documento seja detectável. A assinatura do gov.br é tratada como avançada pelo DREI (IN DREI 81, art. 35, § 1º).
• Qualificada: a feita com certificado digital ICP-Brasil (MP 2.200-2/2001, art. 10, § 1º). É a que o mercado chama de assinatura digital e a de nível mais elevado de confiabilidade.

Validade jurídica: entre as partes e perante a Junta

A pergunta “a assinatura eletrônica é válida?” tem duas respostas, conforme quem vai receber o documento.

Entre particulares (sócios, acionistas, a sociedade e quem contrata com ela), vale a MP 2.200-2/2001. Documento eletrônico é documento público ou particular para todos os fins legais (art. 10). O assinado com ICP-Brasil presume-se verdadeiro em relação ao signatário (§ 1º), e qualquer outro meio de comprovar autoria e integridade também vale, “desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento” (§ 2º). O Código de Processo Civil considera autêntico o documento cuja autoria esteja identificada “por qualquer outro meio legal de certificação, inclusive eletrônico” (Lei 13.105/2015, art. 411, II).

O Superior Tribunal de Justiça aplica essa regra. No REsp 2.159.442/PR, a Terceira Turma decidiu, por unanimidade, que a presunção de veracidade de uma assinatura eletrônica certificada por empresa privada não pode ser afastada só porque a certificadora não é credenciada na ICP-Brasil (notícia do STJ de 03/12/2024). Em 2026, a mesma turma validou um empréstimo assinado em plataforma fora da ICP-Brasil, entendendo que a aceitação do § 2º pode ser tácita (REsp 2.197.156, notícia de 18/03/2026).

Perante o poder público, incluindo a Junta Comercial, vale a Lei 14.063/2020, que não se aplica às interações entre pessoas jurídicas de direito privado (art. 2º, parágrafo único, II, “a”). Cada ente define o nível mínimo que exige (art. 5º). A lei já admite a avançada “no registro de atos perante as juntas comerciais” (art. 5º, § 1º, II, “c”) e aceita a qualificada em qualquer interação (art. 5º, § 1º, III). As atas de assembleias e reuniões assinadas com assinatura qualificada “devem ser aceitas” pelos órgãos públicos (art. 8º). O artigo obriga o órgão a aceitar a qualificada; não obriga a sociedade a usá-la.

Qual assinatura a Junta Comercial aceita em cada documento

A regra nacional está na Instrução Normativa DREI nº 81/2020, arts. 35 e 35-A, na redação da IN DREI nº 1/2024. O DREI recomenda que as Juntas aceitem as assinaturas avançada e qualificada, e diz que a avançada pode ser a do portal gov.br (art. 35, § 1º). Como a decisão final é de cada Junta (art. 35, caput), confira no portal da Junta da sede antes de colher as assinaturas.

Três regras completam o quadro:

• Sem reconhecimento de firma: os atos levados a arquivamento nas Juntas são dispensados de reconhecimento de firma, inclusive procurações (Lei 8.934/1994, art. 63, na redação da Lei 14.195/2021).
• Prova de identidade: a assinatura eletrônica nos instrumentos de constituição, alteração e extinção supre a apresentação de documento de identidade, salvo para imigrantes (IN DREI 81, art. 35-A, § 2º).
• Conta gov.br: para assinar pelo gov.br, a conta precisa ser nível prata ou ouro (página do serviço no gov.br).

O que cada Junta Comercial aceita

Conferimos em 03/10/2026 as resoluções, deliberações e páginas oficiais das 27 Juntas. O padrão é claro: certificado ICP-Brasil e assinatura gov.br, feitos dentro do portal da própria Junta. Assinatura de plataforma privada (fora do portal) é aceita, com condições, em São Paulo, Santa Catarina e Rio Grande do Sul; em Minas Gerais, só em atas, procurações e documentos anexos; no Rio de Janeiro, só nos anexos. Paraná, Espírito Santo, Pernambuco e Tocantins recusam expressamente.

“Sem regra localizada” quer dizer que a Junta não trata do ponto nas fontes oficiais que encontramos, não que proíba. “Não confirmado” marca as Juntas cujo site oficial estava fora do ar na data da consulta. As regras mudam por resolução plenária: o Paraná, por exemplo, deixou de aceitar plataformas privadas em 2026. Confira sempre no portal da Junta da sede antes de colher as assinaturas.

Livros societários digitais: quem assina e com qual assinatura

Desde a IN DREI nº 82/2021, os livros sociais são exclusivamente digitais, e nenhum livro novo em papel pode ser apresentado para autenticação (arts. 3º e 4º, na redação da IN DREI nº 79/2022). A instrução separa duas assinaturas:

• Termos de abertura e de encerramento: assinados com certificado ICP-Brasil ou com outro meio de comprovação de autoria e integridade, nos termos da MP 2.200-2 e da Lei 14.063/2020 (art. 4º, § 1º), pelo interessado ou procurador. Se o interessado for a própria sociedade, pode ser usada a assinatura eletrônica dela (art. 6º, § 1º). Contador não precisa assinar os termos dos livros sociais (art. 18-A, § 8º).
• Conteúdo do livro (atas, presenças, transferências): a instrução não fixa um nível de assinatura. Ela põe nas mãos da administração a escrituração, a coleta, a conferência e a conservação da prova das assinaturas de todos os envolvidos (art. 18-A, caput). O livro de registro de ações nominativas pode ser assinado só pela administração (art. 18-A, § 7º).

Livro autenticado em branco pode ser escriturado sem nova autenticação a cada ato (art. 18-A, § 4º). Mas alterar o conteúdo de um livro já assinado faz as assinaturas anteriores perderem a validade; a saída é criar uma nova versão, assinada por quem participa dos novos atos (art. 18-A, § 5º). O passo a passo da autenticação está no guia de autenticação de livros societários.

Assinatura digital e física no mesmo documento

É a dúvida comum de quem tem um sócio com certificado e outro que só assina no papel. Nenhuma das normas acima trata a assinatura mista como categoria própria; o que decide o caminho é se o documento nasceu eletrônico:

• Para arquivar na Junta: documento assinado à mão e depois digitalizado não nasceu eletrônico. Ele entra com declaração de autenticidade (IN DREI 81, art. 35-A, § 3º). O mais simples é fazer todos assinarem eletronicamente o mesmo arquivo, cada um com o meio que tiver, desde que a Junta aceite os dois.
• Nos livros sociais: o livro é digital desde a abertura. Uma ata assinada no papel não pode ser “colada” num livro digital já assinado sem gerar nova versão (IN DREI 82, art. 18-A, § 5º). A ata tem de ser lançada no livro e assinada eletronicamente.

Quem assina as atas na S/A e na limitada

A assinatura eletrônica muda o meio, não quem precisa assinar:

• Sociedade anônima: a ata de assembleia é assinada pelos membros da mesa e pelos acionistas presentes, e basta a assinatura de quantos formem a maioria necessária para as deliberações (Lei 6.404/1976, art. 130). Companhias abertas e fechadas podem fazer assembleia digital e receber voto a distância (arts. 121, parágrafo único, e 124, § 2º-A, incluídos pela Lei 14.030/2020).
• Sociedade limitada: a ata é assinada pelos membros da mesa e por sócios participantes quantos bastem à validade das deliberações (Código Civil, art. 1.075, § 1º). O sócio pode participar e votar a distância, e a reunião ou assembleia pode ser digital (art. 1.080-A).
• Termo de posse: é assinado pelo administrador eleito, no livro do órgão, em até 30 dias da eleição na S/A (Lei 6.404/1976, art. 149). Veja o guia do termo de posse.

Na prática, a assembleia de S/A fechada passa por convocação, lista de presença, ata, assinaturas e arquivamento. O guia de assembleias gerais traz o passo a passo, e os modelos de edital e ata de assembleia já vêm prontos para receber as assinaturas.

Checklist antes de assinar e protocolar

1. Confira no portal da Junta da sede quais assinaturas ela aceita e se valida assinaturas feitas fora do portal (IN DREI 81, art. 35).
2. Gere o documento final antes de enviar para assinatura. Qualquer alteração depois invalida as assinaturas já colhidas.
3. Confirme quem precisa assinar: mesa e maioria na ata, todos os signatários no contrato social e nas alterações, o eleito no termo de posse.
4. Para quem vai assinar pelo gov.br, confira se a conta é prata ou ouro.
5. Guarde a prova das assinaturas (o arquivo assinado e o registro de evidências da plataforma). A conservação é responsabilidade da administração (IN DREI 82, art. 18-A).
6. Protocole na Junta em até 30 dias da assinatura, para que os efeitos retroajam à data do ato (Lei 8.934/1994, art. 36).
7. Lance a ata no livro digital e mantenha o número de registro da Junta junto do documento.

Perguntas frequentes

Assinatura eletrônica tem a mesma validade da assinatura à mão?

Sim. Documento eletrônico é documento público ou particular para todos os fins legais (MP 2.200-2/2001, art. 10). A diferença está na prova: a assinatura com ICP-Brasil presume-se verdadeira, e as demais valem quando aceitas pelas partes ou por quem recebe o documento.

A Junta Comercial aceita assinatura gov.br?

A regra nacional recomenda que sim: a IN DREI 81 diz que a assinatura avançada pode ser a do portal gov.br (art. 35, § 1º). Como cada Junta define as assinaturas que exige, confirme no portal da Junta da sede.

Preciso de certificado digital para assinar a ata?

Não necessariamente. Para arquivar na Junta, atas e procurações podem ser assinadas com certificado ICP-Brasil ou com qualquer outro meio que comprove autoria e integridade (IN DREI 81, art. 35-A, § 1º). A Lei 14.063/2020, art. 8º, obriga os órgãos públicos a aceitar ata com assinatura qualificada, mas não obriga a sociedade a usá-la.

Assinatura de plataforma privada, fora da ICP-Brasil, vale?

Vale entre as partes que a aceitam (MP 2.200-2, art. 10, § 2º), e o STJ reconhece essa validade (REsp 2.159.442/PR). Na Junta, depende do estado: a IN DREI 81 admite assinatura feita fora do portal se a Junta conseguir validá-la ou com declaração de autenticidade (art. 35, § 2º), mas várias Juntas aceitam só certificado ICP-Brasil e gov.br no próprio portal. Veja a tabela por estado acima.

Procuração assinada eletronicamente precisa de firma reconhecida?

Para arquivar na Junta, não. Os atos levados a arquivamento são dispensados de reconhecimento de firma (Lei 8.934/1994, art. 63), e a procuração pode ser assinada eletronicamente (IN DREI 81, art. 35-A, § 1º).