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O que são atos societários e como registrá-los corretamente

Os atos societários são peças fundamentais que moldam a estrutura e o funcionamento das organizações, que abrangem desde a constituição de uma empresa até alterações contratuais e dissoluções. Compreender a importância desses atos é importante para quem busca navegar pelas complexidades do atual cenário empresarial.

Em um contexto em que a agilidade e a adaptabilidade são essenciais, não se pode considerar os atos societários apenas como formalidades burocráticas. Na verdade, eles auxiliam na tomada de decisões estratégicas e na sustentabilidade organizacional, já que trazem informações necessárias para definir a estrutura da empresa, estabelecer responsabilidades e as bases necessárias para assegurar a continuidade dos negócios. 

Você sabe o que são atos societários e como fazer os registros corretos? Acompanhe esse artigo que traremos informações, orientações e dicas sobre como eles podem ajudar o seu negócio evoluir.

O que são atos societários?

Podemos definir como atos societários os documentos que vão desde a constituição inicial da empresa até mudanças estruturais, fusões, aquisições, dissoluções e extinções, regulamentando e formalizando as relações entre os membros de uma sociedade empresária. Ou seja, são atos que representam uma série de decisões e procedimentos formais que delineiam sua estrutura, operações e relações internas.

Esses atos definem as relações entre os sócios, estabelecem as normas para a tomada de decisões e definem as responsabilidades de cada parte envolvida. Ao registrar adequadamente esses atos, as empresas criam um mapa legal que orienta suas estratégias a longo prazo.

A correta execução e registro dos atos societários também contribuem para a transparência organizacional, fortalecendo a confiança entre os stakeholders. A clareza nas disposições contratuais e a conformidade com as normas legais proporcionam um ótimo ambiente para uma governança eficaz, minimizando riscos e facilitando a resolução de conflitos.

Quais os tipos comuns de atos societários?

Os atos societários variam de acordo com a estrutura societária da empresa, e alguns deles, categorizados como atos modificativos, têm o poder de reconfigurar o quadro societário, o capital social e até mesmo o tipo jurídico da sociedade. Abaixo, traremos os mais comuns em sociedades anônimas e cooperativas:

Atas de assembleias gerais

Nas Sociedades Anônimas (SAs), as atas das assembleias registram deliberações sobre dividendos, eleições de conselhos, alterações estatutárias, entre outros. Já em Cooperativas, elas apresentam políticas de distribuição de sobras, elegem a administração e aprovam modificações nos estatutos. Vale reforçar que essas atas são essenciais para formalizar resoluções e garantir a transparência e conformidade com as normativas.

Atas de reuniões de conselhos ou diretorias

As reuniões de conselhos de administração nas S/As são fundamentais na orientação estratégica, e as atas desses encontros documentam decisões sobre investimentos, planos de negócios e a nomeação da diretoria. Nas cooperativas, as atas dessas reuniões traçam diretrizes operacionais, discutem questões financeiras e estratégicas, bem como avaliam o desempenho geral da cooperativa. Esses registros evidenciam a responsabilidade e diligência dos seus líderes.

Estatutos Sociais

Os estatutos sociais são extremamente importantes em Sociedades Anônimas e Cooperativas, já que apresentam as suas bases legais e estruturais . Para as S/As, o estatuto define questões como o tipo de ações emitidas, os direitos dos acionistas, as competências da assembleia geral e do conselho de administração. Já em cooperativas, os estatutos estabelecem as normas para a participação dos cooperados, os princípios de distribuição de resultados e as responsabilidades da assembleia geral.

Por que o registro correto dos atos societários é tão importante?

O registro correto dos atos societários é fundamental para a estabilidade e o sucesso contínuo das empresas, principalmente quando falamos na preservação da integridade legal e financeira das Sociedades Anônimas e Cooperativas.

A seguir, separamos alguns pontos que mostram a importância de realizar esse registro adequadamente, destacando as consequências legais e financeiras que podem surgir da omissão ou, até mesmo, da inadequação nesse processo:

Protegendo a integridade legal

O registro adequado dos atos societários não apenas fortalece a credibilidade da empresa perante órgãos reguladores, acionistas e parceiros comerciais, mas também estabelece uma base para a resiliência organizacional. O não cumprimento dessas formalidades pode expor a empresa a riscos legais significativos, ameaçando sua estabilidade operacional e reputação no mercado.

Consequências financeiras

Além das implicações legais, o registro correto dos atos societários preserva o valor financeiro da empresa. A falta de registro, ou imprecisões, pode resultar em desconformidades fiscais, penalidades financeiras e até mesmo desvalorização da empresa. Investidores e credores atentos consideram a conformidade adequada como um indicador de governança sólida, afetando diretamente a percepção do valor da empresa no mercado financeiro.

Passo a passo para registrar os atos societários corretamente

1º passo: registro nos livros societários internos

Todos os atos societários, ou seja, atas de assembleias e reuniões, estatutos, termos de transferências, pareceres de conselho fiscal, registros de ações, devem estar nos respectivos livros. Durante esse processo, é fundamental assegurar que todas as informações estejam corretas e em conformidade com as normativas legais aplicáveis. Este registro interno serve como a base documental para a governança interna da empresa.

2º passo: arquivamento na Junta Comercial e publicação (quando necessário)

O arquivamento de determinados atos societários deve ser realizado na Junta Comercial, seguido pela obrigatoriedade, de acordo com a Lei das S/As, de divulgação em um jornal de grande circulação. Entretanto, uma nova norma, em vigor desde 1° de janeiro de 2022, isentou as SAs de capital fechado com faturamento inferior a R$78 milhões, da obrigação de publicação em jornal, desde que realizem a divulgação no Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

O registro dos atos societários segue um processo dividido em duas etapas:

  • a verificação da viabilidade das informações societárias
  • elaboração do Documento Básico de Entrada (DBE).

A viabilidade das informações societárias é um processo realizado junto à Junta Comercial, com o objetivo de garantir a conformidade legal dos atos societários antes do registro. O DBE, por sua vez, é um formulário de entrada dos atos societários perante a Receita Federal.

Conclusão

Resumindo, registrar corretamente os atos societários faz parte do sucesso empresarial. Este processo é uma estratégia para a integridade jurídica e financeira da empresa. Por isso, a complexidade do tema torna a assessoria especializada uma aliada indispensável. Investir na gestão consciente dos atos societários é, sem dúvida, um passo sólido em direção a um futuro empresarial próspero e sustentável.

Nesse contexto, a transformação digital surge como uma excelente facilitadora, e optar por livros societários digitais não apenas mantém a empresa em conformidade com a legislação, mas também promove eficiência, transparência, agilidade e sustentabilidade.

A chave para o sucesso empresarial está na atenção aos detalhes, na busca contínua por excelência e na parceria com líderes confiáveis do setor. Contar com expertise a Societário Digital, empresa pioneira e líder no Brasil em livros societários digitais ajuda as empresas a manterem a conformidade e inovação. Acesse nosso site e veja como podemos te ajudar.

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Caroline M. A. Vasconcellos
Advogada Especialista em Direito Empresarial com Ênfase na Advocacia Empresarial pela PUC-RS e Especialista em Gestão de Operações Societárias e Planejamento Tributário pela Faculdade Brasileira de Tributação
Publicado em 28/11/2023
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