Como realizar a autenticação de livros societários digitais?

Os livros societários são registros legais que devem ser mantidos por Sociedades Anônimas e Cooperativas, abrangendo informações importantes sobre sua estrutura, funcionamento e decisões tomadas pelos órgãos de administração. Isso os torna cruciais para a transparência e a prestação de contas.

Desde a entrada em vigor da Instrução Normativa DREI/SGD/ME Nº 82, em fevereiro de 2021, posteriormente alterada pela IN/DREI Nº 79/2022, os livros societários “deverão ser exclusivamente digitais, podendo ser produzidos ou lançados em plataformas eletrônicas". Isso não quer dizer que você não pode mais utilizar algum tipo de livro societário que está ativo.

Ele pode ser utilizado até a última folha, mas, com a nova regra, as Juntas Comerciais não podem mais autenticar novos livros físicos, ou seja, somente serão aceitos os livros no formato digital.

Vale destacar também que, caso haja interesse, é possível inutilizar os livros societários físicos, mesmo com folhas ainda em branco, e já migrar para a versão digital e aproveitar as vantagens e benefícios que essa inovação traz para a gestão societária, como:

Benefícios dos livros societários digitais

Acessibilidade e facilidade de consulta

Você pode acessar facilmente os documentos de qualquer dispositivo com conexão à internet. Além de fazer com que a consulta seja ágil e eficiente, você não precisa perder tempo buscando manualmente em arquivos físicos.

Economia

Como não há a necessidade de armazenar os livros fisicamente, não é preciso mais reservar um espaço. Além disso, não precisa mais comprar armários, contratação de serviços de arquivamento e o envio de livros físicos para consultas ou mesmo assinaturas em outras localidades.

Segurança de dados

A utilização de livros societários digitais permite implementar medidas de segurança para proteger as informações sensíveis da empresa, como o uso de criptografia, controle de acesso, autenticação de usuários, entre outros. Além disso, os backups regulares podem garantir a recuperação dos dados em caso de perda ou danos.

Sustentabilidade

A digitalização dos livros societários traz benefícios ambientais significativos, como redução do uso de papel, economia de recursos naturais, menor geração de resíduos, diminuição das emissões de gases de efeito estufa e maior eficiência energética. 

Os livros societários digitais também precisam ser autenticados na Junta Comercial?

Assim como no formato físico, os livros societários digitais também precisam ser autenticados na Junta Comercial do respectivo estado. Esse é um procedimento legal que tem como objetivo garantir a autenticidade e a integridade dos registros contidos nesses livros. Atualmente, é possível solicitar à Junta Comercial a autenticação dos livros societários tanto já escriturados como em branco.

A autenticação dos livros societários digitais escriturados envolve a verificação da conformidade com os requisitos técnicos estabelecidos pela Junta Comercial para garantir que o formato e suas características estejam de acordo com as normas e regulamentações aplicáveis. Desta forma, eles obtêm um selo ou carimbo oficial da Junta Comercial, que atesta a validade jurídica dos registros neles contidos. 

Já, a autenticação de livro digital em branco consiste basicamente no fornecimento, pela Junta Comercial, dos termos de abertura e encerramento de tais livros, além da declaração de responsabilidade do administrador, onde constará a informação do período a que se refere a escrituração de cada livro já com a definição da data futura de encerramento.

Ou seja, tudo o que for inserido no livro durante esse período produzirá seus regulares efeitos jurídicos, inclusive perante terceiros, tal como no livro que é autenticado depois de escriturado.

Vale lembrar que a validação de livros societários é importante para comprovar a veracidade e a integridade das informações registradas, o que garante a sua confiabilidade. E, em caso de qualquer tipo de dúvida, o ideal é consultar um profissional especializado (advogado ou contador) para garantir o cumprimento das exigências legais e o correto procedimento de autenticação dos livros societários digitais, de acordo com as regulamentações vigentes.

Separamos alguns dos livros societários digitais que devem ser criados pelas S/As Fechadas e autenticados na Junta Comercial. Veja abaixo:

• Livro de Atas de Assembleias Gerais;
• Livro de Registro de Ações Nominativas;
• Livro de Registro de Transferência de Ações Nominativas;
• Livro de Atas de Reunião da Diretoria;
• Livro de Atas de Reunião do Conselho Fiscal;
• Livro de Presença de Acionistas em Assembleias Gerais.

Como armazenar e controlar os downloads?

Esses dois pontos também são aspectos importantes para garantir a segurança, a integridade e o acesso adequado aos livros societários digitais. Por isso, utilizar sistemas de armazenamento confiáveis, com servidores protegidos, serviços de nuvem ou outras soluções tecnológicas apropriadas é fundamental. 

Como já dissemos acima, ter um sistema eficiente de backup evita a perda dos livros societários digitais em caso de falhas técnicas, danos aos dispositivos ou outros eventos imprevistos. 

Em relação ao download, isso pode ser necessário para facilitar o acesso e a consulta às informações registradas. Ao mesmo tempo em que as empresas devem disponibilizar meios adequados para que os usuários autorizados possam realizar o download dos arquivos, é importante considerar medidas de segurança, como restrições de acesso, autenticação de usuários autorizados e controle de versões. 

Passo a passo de como criar um livro societário digital

Se a sua empresa está migrando os livros societários para o formato digital, criamos um passo a passo simples para te ajudar nesse processo. Dá uma olhada:

1. Verifique a legislação

É importante conhecer a legislação e as regulamentações aplicáveis ao registro e à autenticação de livros societários digitais. Isso inclui identificar quais livros são exigidos por lei, os formatos aceitos e os requisitos técnicos necessários.

2. Escolha um sistema de armazenamento

Selecione um sistema de armazenamento confiável para os seus livros societários digitais. Pode ser um servidor local, um serviço de nuvem seguro ou outra solução adequada às suas necessidades.

3. Crie os livros societários digitais

Utilize um software apropriado para criar os livros societários digitais obrigatórios e, também, facultativos. O importante é se certificar de que o formato esteja em conformidade com as exigências legais e as normas da Junta Comercial.

4. Registre as informações

Preencha as informações iniciais do livro societário digital, tais como nome da empresa, CNPJ, NIRE, número de ordem de cada livro e, optando pela autenticação em branco, qual será o período de escrituração. 

5. Autentique

Para autenticar o livro societário digital, será necessário seguir as etapas estabelecidas pela Junta Comercial do seu estado. Por isso, verifique os requisitos de autenticação exigidos.

6. Aguarde a análise e a autenticação

A regra é que essa autenticação se dê de forma automática, porém algumas Juntas Comerciais são mais rápidas que outras nesse processo de análise das formalidades legais e disponibilização da autenticação.

7. Receba a autenticação

Uma vez concluído o processo de autenticação, você receberá a confirmação e a autenticação do livro societário digital, seja escriturado ou em branco, conforme mencionamos acima.

8. Organização e atualização

Manter os livros societários digitais atualizados e organizados é fundamental para cumprir as obrigações legais, promover a transparência, embasar tomadas de decisão informadas, facilitar a consulta e referência às informações e melhorar a eficiência operacional da empresa. 

Lembre-se de que esse é um passo a passo básico. Para evitar qualquer tipo de erro e problema, o ideal é consultar as orientações e requisitos da Junta Comercial local e buscar assessoria jurídica especializada para garantir o cumprimento adequado das regulamentações. Ter todas as informações corretas e acessíveis facilita o dia a dia da gestão societária da empresa e a assertividade na tomada de decisões.

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