Os benefícios da digitalização de documentos societários para a acessibilidade e facilidade de consulta

A digitalização de documentos é uma tendência crescente em todo o mundo, e não é diferente quando se trata de documentos societários. A facilidade e a praticidade de armazená-los e acessá-los em formato digital tem atraído cada vez mais empresas e investidores. No Brasil, a Lei nº 14.195 de 2021 trouxe a possibilidade de se manter os livros societários digitais.

A transformação digital tem sido uma das principais tendências no mundo empresarial e ao investir na digitalização de documentos societários, as organizações obtém uma série de vantagens e benefícios, como a redução de custos operacionais, a facilidade de acesso e consulta aos registros, a maior segurança e proteção das informações, entre tantos outros.

Quer saber um pouco mais sobre o tema? Então continue a leitura.

O que é um documento digital e como ele ajuda na transformação digital das empresas?

De maneira bem simples e prática, um documento digital é uma versão eletrônica de um documento físico. Dessa maneira, ele pode ser criado em diversos formatos (PDF, DOC, XLS, entre outros), armazenado, acessado por computador, tablet ou smartphone, e compartilhado com diversas pessoas.

Investir na digitalização de arquivos societários é essencial para a transformação digital das empresas, pois traz inúmeros benefícios em relação à gestão de documentos, tornar seus processos mais eficientes, contribuir para a preservação do meio ambiente, etc.

Vantagens da gestão de documentos societários digitais

O gerenciamento de documentos societários digitais traz muitas vantagens para as empresas, principalmente quando se trata de acessibilidade e facilidade de consulta. Com um sistema de gestão desses arquivos societários, é possível controlar e organizá-los de forma prática e eficiente, o que gera mais segurança, agilidade e eficiência. Confira a seguir algumas que destacamos:

1. Armazenamento seguro e confiável

Os documentos societários digitais são armazenados em nuvem, são protegidos por senhas e criptografia, garantindo que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos mesmos, o que garante mais segurança e confiabilidade do que o armazenamento em papel. Além disso, não estão sujeitos a perdas ou danos causados por fatores externos, como incêndios, inundações ou desgaste natural.

2. Praticidade na consulta

Com um sistema de gestão de documentos societários digitais, é possível realizar consultas de forma rápida e prática, sem a necessidade de buscar documentos em arquivos físicos. Além de poder acessar por meio de uma plataforma online, o que permite que a consulta seja realizada de qualquer dispositivo com acesso à internet a qualquer hora e com apenas alguns cliques. Ou seja, não há mais a necessidade de buscar por documentos físicos em meio a arquivos e pastas, o que pode levar muito tempo e gerar frustração.

3. Mais eficiência no controle dos documentos

Com um sistema de gestão de documentos digitais, inclusive livros empresariais, é possível controlar com mais eficiência a organização e a atualização dos documentos. Ter uma plataforma exclusiva para essa finalidade, como a oferecida pela Societário Digital, permite a criação de históricos de alterações, facilitando a identificação de mudanças realizadas nos documentos.

4. Redução de custos

Custos com impressão, armazenamento físico e transporte dos documentos não existem quando tratamos de arquivos digitais. Além disso, a facilidade de acesso aos documentos pode reduzir o tempo gasto com tarefas administrativas e burocráticas, o que pode gerar uma maior eficiência operacional. Ou seja, traz uma economia considerável. 

5. Acessibilidade para diferentes usuários

É possível controlar o acesso aos documentos por diferentes usuários, definir níveis de permissão para diferentes stakeholders, garantindo a segurança e a privacidade dos dados. Isso é especialmente útil para profissionais que precisam acessar os documentos e informações quando estão fora do escritório.

6. Sustentabilidade

A digitalização dos documentos também traz benefícios ambientais. A eliminação da impressão em papel reduz o consumo de recursos naturais e a geração de resíduos. Além disso, também contribuiu para a diminuição da pegada de carbono da empresa, uma vez que a eliminação do transporte de documentos físicos reduz as emissões de gases poluentes.

Buscando a transformação digital para sua empresa? 

Para iniciar a transformação digital em sua empresa, é fundamental contar com parceiros que possam ajudá-lo nesse processo. A Societário Digital, empresa brasileira pioneira na criação de uma plataforma 100% online que digitaliza livros societários e faz com que se adequem à nova legislação, pode te ajudar nesse processo.

A Societário Digital oferece uma solução completa de gestão de livros societários, que permite a digitalização e a organização dos documentos de forma rápida e eficiente, trazendo mais agilidade e praticidade para as empresas.

Se você está considerando implementar um sistema de gestão de documentos societários digitais em sua empresa, a Societário Digital pode ajudá-lo a resolver todas as dores relacionadas ao armazenamento, organização, acesso aos documentos, entre tantos outros. Descubra tudo o que podemos fazer pelo seu negócio.