Digitalizar documentos: 6 benefícios para sua empresa
É difícil encontrarmos hoje uma empresa que não se empenha em digitalizar documentos com que trabalha. Mas, de fato, será que todas elas conhecem os benefícios e vantagens desse processo e atendem a todos os protocolos de segurança? Se você quiser saber um pouco mais sobre esse tema, então continue a leitura!
Afinal, o que é digitalizar documentos?
Aqui não tem complicação. A digitalização de documentos nada mais é do que passar todos os documentos da forma impressa (papel) para a forma digital. Inicialmente, esse processo era utilizado principalmente por empresas de grande porte e por aquelas que trabalham com grande volume de documentos.
É importante entender como esse processo de digitalizar documentos é realizado. O primeiro passo é ter um equipamento ou algum aplicativo que faça esse tipo de atividade, de escanear. Até aqui, nada fora do normal, certo?
A grande questão é como, quando e onde você irá armazenar esses documentos? Em alguns casos, manter as organizações em pastas já é o suficiente, mas e quando falamos de informações que precisam ser avaliadas por um software de gestão, por exemplo? Nesse caso, é preciso ter um sistema que consiga digitalizar já gerando códigos, ou até mesmo indexando nesse programa, o que garantirá segurança, acessibilidade e agilidade no momento da busca por dados contidos nesses documentos.
O que nunca se deve esquecer é que o mesmo cuidado que você tem com documentos impressos, também precisa ter com os digitalizados (ou até mais). Independente se salvos em pastas no próprio computador, em HD externo ou na nuvem, é necessário investir em segurança digital. Se com documentos físicos já estamos suscetíveis a fraudes e outros problemas, não imaginemos que com a digitalização isso não possa ocorrer também. A depender do nível de segurança, o risco é consideravelmente superior.
Existe uma lei que regulariza como digitalizar documentos?
Sim! E ela foi criada com o objetivo de fazer com que esses arquivos digitalizados tenham a mesma validade que os físicos. O Decreto 10.278/2020 determina algumas regras importantes para transformar o documento físico em digital, como:
- É aceito qualquer tipo de comprovação de autenticidade para documentos e/ou arquivos de relações particulares, mas é preciso estar acordado entre as partes;
- O descarte dos arquivos e/ou documentos físicos que já foram digitalizados pode até ocorrer, mas é preciso verificar se há algum tipo de valor histórico;
- Os materiais de entidades públicas precisam ser assinados digitalmente, com certificação digital no padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira);
- Existem padrões técnicos que precisam ser utilizados para digitalizar documentos e/ou arquivos, visando, principalmente, manter a qualidade da imagem e a legibilidade de todas as informações contidas nele.
E, claro, não podemos esquecer da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) – ela é que dará suporte em relação à segurança dos dados disponibilizados e armazenado pela sua empresa e clientes.
Vantagens
Com o tempo, viu-se que ter acesso aos documentos digitalizados trazia diversas vantagens, até mesmo em relação à concorrência. Abaixo, listamos as principais:
- Acesso a qualquer hora
Agilidade. Essa podemos dizer que a vantagem mais desejada pelas empresas. Com a digitalização de documentos e arquivos, a busca por qualquer tipo de informação fica muito mais rápida. E se esses materiais estiverem salvo na nuvem, o benefício ainda é maior, já que podemos acessar de qualquer lugar e por qualquer dispositivo – note, smartphone ou tablet.
- Redução de custos
Pode até parecer bobeira, mas já imaginou quanto um escritório de advocacia, por exemplo, gasta por ano com papel sulfite, tinta, equipamento e eletricidade para imprimir documentos? E sem contarmos cada vez que encontramos algum tipo de erro – seja de digitação, que a folha amassou e por aí vai. Ah, e se os documentos estão em papel, precisa-se ainda de envelopes, sacos plásticos, pastas para arquivamento, armários e, claro, espaço físico.
Ao deixar de ter toda essa despesa, o escritório ou empresa pode utilizar esses recursos realizar outros tipos de investimentos ou, até mesmo, ampliar o caixa para alguma emergência futura.
- Correção a qualquer momento
Como dissemos no tópico anterior, erros com digitação podem ocorrer. E para arrumar, precisamos imprimir novamente. Com os documentos digitalizados já fica bem mais simples, já que podemos entrar no arquivo e corrigir quase que instantaneamente ou, até mesmo, fazer atualizações.
- Organização
Sabe aquela hora que precisamos de uma informação que está em um documento e não conseguimos encontrar por nada nesse mundo? Pois é! Se ele estiver digitalizado é muito mais provável que ele não se perca.
- Controle das informações
Se você tem um documento físico, como você garante que apenas as pessoas autorizadas poderão acessá-lo? Difícil, né. Já com ele digitalizado, a empresa consegue controlar quem utiliza cada informação, já que é possível dar acesso apenas a quem tiver realmente necessidade de saber algum dado daquele determinado arquivo.
- Sustentabilidade
A sustentabilidade também faz parte desse combo de benefícios. Além de modernizar todos os seus arquivos, reduzir custos e ter mais agilidade para encontrar informações, a sua empresa ajuda o meio-ambiente!
Agora que você sabe um pouco mais sobre o tema, que tal passar a digitalizar os documentos na sua empresa? E se for uma S/A (Sociedade Anônima), que tal começar com os seus livros societários? Desde a entrada em vigor da IN (Instrução Normativa) nº 82, em 21 de junho de 2021, isso não apenas é possível como necessário, pois agora as Juntas Comerciais estão autorizadas a autenticar novos livros, preenchidos ou em branco, apenas no formato digital.
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