LGPD na governança societária: o que muda para as S/As de capital fechado

As Sociedades Anônimas de Capital Fechado vivem um novo capítulo da governança. Com a digitalização obrigatória dos livros societários e a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o modelo tradicional — analógico, burocrático e vulnerável — já não se sustenta.

Se antes a principal preocupação era a formalização dos atos, hoje é preciso ir além: proteger os dados pessoais presentes nos documentos societários e garantir conformidade com a LGPD na governança societária. Neste artigo, abordamos como a LGPD impacta diretamente a governança societária das S/As fechadas e o que contadores, advogados e empresas precisam saber para navegar com segurança nessa nova era.

O que está em jogo: dados pessoais na governança societária

Os documentos societários são repositórios naturais de dados pessoais — ainda que elaborados para fins legais e empresariais. Entre os dados mais comuns:

• Nome completo e CPF de acionistas e administradores
• Endereço, e-mail e telefone
• Assinaturas eletrônicas
• Participações acionárias e funções exercidas
• Registros de voto em assembleias

Mesmo quando exigidos pela Lei das S/As, esses dados continuam sendo dados pessoais, devendo ser tratados conforme os princípios da LGPD: finalidade, necessidade, segurança, transparência e responsabilização.

S/A como controladora: obrigações com a LGPD na governança societária

Na LGPD, a sociedade empresária é a controladora dos dados. Isso significa que ela define por que e como os dados pessoais são tratados. Portanto, cabe à S/A:

• Mapear o ciclo de vida dos dados nos processos societários
• Implementar controles técnicos e administrativos
• Garantir que terceiros (ex: prestadores, plataformas) também estejam em conformidade
• Ter políticas internas de proteção de dados, mesmo que simplificadas
• Atender requisições dos titulares (ex: acesso, retificação, oposição)

Ignorar essas obrigações pode resultar não apenas em multas de até 2% do faturamento, mas também em danos à reputação e responsabilização judicial.

Digitalização e LGPD na governança societária: riscos e oportunidades

A obrigatoriedade dos livros societários digitais traz eficiência e rastreabilidade. Mas, ao mesmo tempo, eleva a exposição a riscos cibernéticos e aumenta a superfície de ataque para vazamentos de dados.

O que muda com os livros digitais

Ao migrar do papel para o meio digital, os livros de:

• Registro de ações nominativas
• Presença de acionistas
• Atas de assembleia
• Atas de reuniões de conselho e diretoria

passam a demandar:

• Criptografia dos dados armazenados
• Autenticação forte para assinatura e acesso
• Controle de versão e logs de auditoria
• Permissões específicas por perfil de usuário

A digitalização, quando bem feita, deixa de ser um risco e passa a ser uma ferramenta estratégica de compliance e governança, especialmente dentro da lógica da LGPD na governança societária.

Assembleias digitais: atenção redobrada ao tratamento de dados

A realização de assembleias virtuais — cada vez mais comum — trouxe ganhos de agilidade, mas também acentuou a necessidade de atenção à proteção de dados:

• Credenciamento de acionistas envolve coleta de dados e verificação de identidade
• Gravações feitas por vídeo ou áudio contêm dados pessoais e devem seguir políticas de armazenamento e descarte

É fundamental escolher plataformas seguras, com registros criptografados, autenticação por múltiplos fatores e logs de acesso auditáveis.

Terceirização e plataformas digitais: responsabilidade compartilhada

Muitas S/As terceirizam a gestão societária a escritórios de advocacia, de contabilidade ou paralegal que fazem o uso de plataformas digitais como a Societário Digital. Neste cenário:

• A S/A continua sendo a controladora dos dados
• O prestador é o operador, que deve seguir as instruções e garantir segurança
• O contrato entre as partes deve conter cláusulas específicas sobre LGPD, com previsão de responsabilidades e medidas de segurança

Adotar uma plataforma segura, com histórico de acessos, controle de permissões e rastreabilidade de atos, é essencial para mitigar riscos e demonstrar conformidade com a LGPD na governança societária.

Boas práticas de adequação à LGPD na governança societária

Faça um mapeamento detalhado

Identifique todos os pontos de coleta, uso e armazenamento de dados pessoais nos fluxos societários. Crie um inventário claro.

Documente os fundamentos legais

A base legal da maioria dos dados em documentos societários é o cumprimento de obrigação legal ou regulatória. Deixe isso claro em políticas internas.

Tenha um plano de resposta a incidentes

Prepare-se para o pior: estabeleça um fluxo de resposta em caso de vazamento, inclusive com comunicação à ANPD e aos titulares.

Controle o acesso interno

Nem todo colaborador deve ter acesso irrestrito aos livros societários. Adote o princípio do mínimo acesso necessário.

Atualize os contratos com prestadores

Inclua cláusulas de confidencialidade, segurança da informação, subcontratação e responsabilidades em caso de falhas.

Nomeie um encarregado (DPO), mesmo que não obrigatório

Essa figura centraliza as ações e aumenta a credibilidade da S/A frente a acionistas, parceiros e reguladores.

LGPD e governança caminham juntas

A LGPD na governança societária não engessa as S/As — ao contrário, profissionaliza e fortalece o ambiente corporativo. Com a digitalização dos livros e a adoção de boas práticas, a empresa não apenas cumpre a lei, mas também demonstra comprometimento com a ética, a transparência e a segurança da informação.

A Societário Digital surge nesse contexto como parceira estratégica: oferece tecnologia segura, intuitiva e adequada à LGPD, ajudando S/As a entrarem de vez na nova era da governança.

Perguntas Frequentes (FAQs)