Como elaborar uma ata de assembleia em Sociedades Anônimas? Conheça o passo a passo

Quem aqui nunca ouviu alguém dizer em uma reunião que alguém precisa ser responsável pela ata? Pois é. Isso sempre fez parte do dia a dia de todos, mas quando falamos em umaComo elaborar uma ata de assembleia, precisamos ser mais atenciosos – e até mesmo mais rígidos –, já que há regras que precisam ser seguidas.

Neste artigo vamos explorar um pouco sobre o que é e qual a importância de uma ata de uma assembleia, principalmente para as Sociedades Anônimas (S/As), além, é claro, de como elaborá-la corretamente. Então, se estiver com alguma dificuldade, continue a leitura!

O que é uma ata de assembleia?

Uma ata de assembleia nada mais é do que um documento que registra e comunica todas as deliberações e decisões tomadas durante esse encontro de sócios/acionistas de uma empresa. Ela é um registro oficial e legal das discussões e votações ocorridas na reunião. Ou seja, é essencial para documentar a tomada de decisões importantes e para garantir que todas as partes interessadas (presentes ou não) tenham acesso às informações discutidas.

É importante lembrarmos que para a realização de uma assembleia é necessário conhecer um pouco sobre as melhores práticas. Se quiser saber um pouco mais, leia o nosso conteúdo explicativo sobre o tema: https://societariodigital.com.br/assembleias-gerais-em-sociedades-anonimas-conheca-as-melhores-praticas/.

O fato é que não basta apenas ter uma pessoa que seja responsável por digitar todos os dados e colocar em um documento. É necessário seguir algumas normas para saber Como elaborar uma ata de assembleia que tenha validade. 

Como elaborar uma ata de assembleia?

Como dissemos anteriormente, a ata de uma assembleia é uma ferramenta importante para manter um registro claro e completo do que foi discutido e decidido na reunião, bem como para fornecer informações importantes para os acionistas e para terceiros interessados. 

A ata deve seguir algumas etapas, que são descritas a seguir:

• Preparação

Antes de realizar a assembleia, é importante definir quais os tópicos que serão discutidos e quais as decisões que precisarão ser tomadas nesse encontro. Assim, a ata pode ser elaborada com muito mais clareza e objetividade para todos os interessados que forem acessar. Ponto importante: é necessário designar um presidente e secretário para dirigir os trabalhos e redigir a ata.

• Abertura da assembleia

A ata deve começar com a identificação da empresa e a descrição da convocação da assembleia. É necessário conter a data, a hora e o local da reunião. Além disso, também precisa registrar a presença dos acionistas e dos representantes legais, além de indicar quem presidiu e quem secretariou a reunião.

• Discussão dos tópicos

De forma clara e objetiva, a ata deve registrar todas as deliberações e decisões tomadas durante a assembleia. Nesse documento, as propostas apresentadas, as votações realizadas, os resultados obtidos e os comentários relevantes feitos pelos acionistas também precisam ser incluídos. Após as votações, é importante registrar todos os votos: favoráveis, contrários e abstenções.

• Encerramento da assembleia

Ao final da assembleia, a ata deve descrever o encerramento dos trabalhos e ser assinada pelo presidente e secretário da mesa e, também, pelos acionistas que se fizeram presentes. De acordo com o art. 130 da Lei das S/As, para validade da ata é necessária a assinatura do número suficiente de acionistas para constituir a maioria necessária para as deliberações tomadas na assembleia. Essa ata deve ser lavrada/inserida em livro próprio, o livro de atas de assembleias gerais da sociedade.

• Registro e publicação da ata

Após a transcrição/inserção da ata de assembleia no respectivo livro, de acordo com a legislação brasileira, a sua cópia (esta, sim, pode ser assinada apenas pelo presidente e secretário) deve ser arquivada na Junta Comercial e publicada em jornal local de grande circulação. Porém, em se tratando de companhia fechada com receita bruta anual de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões de reais), a publicação poderá ser feita de forma eletrônica, no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) da Central de Balanços. 

Em resumo, saber como elaborar uma ata de assembleia é vital, ela é um documento importantíssimo para as empresas S/As, pois mantém um registro histórico e completo das decisões tomadas pelos próprios acionistas. Ela deve ser elaborada com cuidado e atenção aos detalhes, para garantir que todas as informações relevantes sejam registradas e que a ata seja compreendida por todos os interessados.

Como e onde armazenar as atas de assembleias?

Como vimos, as atas de assembleias são documentos importantíssimos e precisam estar devidamente inseridas no livro próprio, o qual deve ser armazenado com segurança para que possa ser acessado quando necessário. Considerando a sua relevância, os livros físicos geralmente eram armazenados em arquivos reservados ou até mesmo nos cofres da companhia. Agora, os livros digitais são mantidos pela própria empresa em HDs locais, em drives na nuvem ou, ainda, em plataforma contratada que se responsabiliza pelo arquivamento seguro.

É importante lembrar que o livro de atas de assembleias gerais, assim como todos os demais livros sociais da companhia, deve ser mantido em segurança e acessíveL apenas a quem de direito para que possam ser consultadas quando necessário. Portanto, é recomendável que a companhia adote medidas para garantir tanto a integridade como a confidencialidade dos livros, protegendo-as contra possíveis perdas, danos ou violações de privacidade.

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