Livro societário digital: como adequar-se a legislação e aposentar os livros físicos

A criação, organização e manutenção dos livros societários digitais são práticas fundamentais para uma boa governança corporativa, garantindo a transparência, a conformidade legal, a eficiência operacional, a facilitação de auditoria, segurança de dados, etc. É importante lembrar que os livros societários são registros formais que documentam as atividades, decisões e participações e movimentações societárias uma Sociedade Anônima.

E, falando de um ambiente digital, tudo isso se torna ainda mais relevante, ou seja, são aspectos essenciais para uma gestão empresarial eficaz, proporcionando uma base sólida para o crescimento e o sucesso sustentável da empresa.

Afinal, é obrigatório ter livro societário digital?

Com a entrada em vigor da Instrução Normativa DREI/SGD/ME Nº 82, de 19 de fevereiro de 2021, alterada pela IN/DREI Nº 79/2022, os livros societários “deverão ser exclusivamente digitais, podendo ser produzidos ou lançados em plataformas eletrônicas.”

O artigo 4º da IN Nº 82 é categórico quando menciona que as Juntas Comerciais devem adaptar seus sistemas para receber os livros societários digitais: não deverão ser apresentados para autenticação novos livros em papel.

Se você já possui livros físicos autenticados e com páginas em branco, pode seguir os utilizando até que se conclua o seu preenchimento, embora a nosso ver não seja a melhor opção. Porém, caso ainda não tenha livros físicos autenticados ou esses estejam acabando, o que fazer? Se você tem dúvidas sobre isso, continue a leitura que vamos explicar e te trazer dicas de como se adequar a essa legislação.

Com a nova regra que estabelece que os livros societários devem ser mantidos em formato digital, a primeira questão que surge é o que fazer com os livros societários físicos já existentes. É importante lembrar que a migração para o formato digital é uma medida que visa modernizar e agilizar a gestão das informações empresariais, trazendo diversos benefícios para as empresas. 

No entanto, isso não significa que os livros societários físicos devam ser descartados de forma irresponsável. Confira algumas dicas que separamos:

Armazenamento adequado

Mesmo que os livros societários físicos não sejam mais utilizados para a gestão diária da empresa, é recomendável mantê-los em local seguro, protegendo contra danos. Não podemos esquecer que esses documentos podem ser necessários em situações legais, auditorias ou simplesmente para referências históricas.

Porém, se houver interesse em conservá-los apenas no formato digital, eles deverão ser digitalizados e passar por uma nova autenticação pela Junta Comercial, lembrando que esta em hipótese alguma irá armazená-lo, responsabilidade essa exclusiva da empresa.

Digitalização

A digitalização dos livros societários físicos, com a posterior eliminação ou não destes, conforme mencionado acima, permite preservar as informações contidas nos livros físicos de forma mais acessível. No entanto, é preciso garantir que o processo de digitalização seja feito de maneira adequada, mantendo a integridade dos documentos e garantindo sua autenticidade. Para isso, o ideal é contar com uma empresa especializada no assunto, como a Societário Digital, primeira empresa brasileira que criou uma plataforma exclusiva para manter livros societários digitais.

Autenticação

Após as alterações na IN 82/21 promovidas pela IN 79/22, é possível solicitar à Junta Comercial a autenticação dos livros societários tanto em branco como já escriturados, conforme convier à empresa. Ambos os livros, uma vez autenticados, produzem seus regulares efeitos jurídicos, inclusive perante terceiros. Ressaltamos aqui alguns pontos muito importantes que devem ser observados conforme a opção escolhida: 

Livro Escriturado

Quando a empresa opta pela autenticação do livro escriturado, é fundamental que os arquivos que irão compor esse livro sejam armazenados com total segurança, sem risco de danificação, perda ou roubo. Nesse caso, também, para que o livro seja levado à autenticação, ele deve preencher alguns requisitos mínimos exigidos pela Junta Comercial do respectivo estado, tais como um único arquivo contendo toda a escrituração, formato PDF-A e tamanho adequado (o tamanho máximo do arquivo pode variar de 10 a 20MB, conforme o estado).

Livro em Branco

Caso opte pela autenticação do livro em branco, além da necessidade de armazenamento com total segurança, sem risco de danificação, perda ou roubo, e contar com alguma ferramenta que permita compilar todos os arquivos em um arquivo único, é importantíssimo que a administração da sociedade faça um controle rigoroso das versões de cada livro, considerando que, por sua natureza, eles serão escriturados ao longo do tempo.  

Benefícios ao adotar uma plataforma digital de livros societários

A transição de livros societários físicos para os digitais traz uma série de benefícios operacionais, organizacionais e legais para as empresas, que contribuem para uma gestão mais eficiente, informada e ágil, fortalecendo a base para o crescimento e o sucesso do negócio. Destacamos seis das principais vantagens que as empresas têm ao adotar um sistema para a gestão dos seus livros:

1. Controle de acesso e disponibilidade

Com os livros societários digitais em uma plataforma específica, as informações estão disponíveis de forma rápida e fácil, porém apenas a quem foi previamente autorizado a acessá-las, e não a qualquer pessoa. Basta o usuário acessar o sistema para realizar consultas. Isso elimina o tempo gasto em procurar manualmente ou solicitar acesso a arquivos físicos armazenados em locais remotos. 

2. Agilidade na tomada de decisões

Com o acesso instantâneo às informações, a tomada de decisões fica muito mais ágil e assertiva, aumentando a eficiência operacional do negócio.

3. Colaboração e compartilhamento

Neste formato, diversas pessoas previamente autorizadas podem acessar e colaborar nas escriturações de forma simultânea e remota. 

4. Assinaturas eletrônicas

As assinaturas das pessoas envolvidas no ato escriturado são solicitadas dentro da própria plataforma e podem ser disparadas tanto para o seu e-mail como para o seu. Isso é particularmente útil para empresas com acionistas e membros da administração dispersos geograficamente. Garante-se que os documentos sejam sempre assinados e, consequentemente, os livros sejam mantidos atualizados. 

5. Economia de espaço físico

Livros societários físicos ocupam espaço físico significativo. Ao migrar para o formato digital, é possível eliminar a necessidade de armazenar grandes quantidades de papel, liberando espaço valioso no escritório.

6. Segurança e proteção de dados

Eles podem ser armazenados em sistemas seguros e protegidos por senhas, criptografia, entre outras medidas de segurança. Isso reduz o risco de perda, roubo ou danos aos registros importantes. A proteção dos dados é essencial para garantir a confidencialidade e a integridade das informações empresariais, principalmente quando falamos de um formato digital.

7. Sustentabilidade

Ao optar pelo formato digital, as empresas reduzem significativamente o consumo de papel e os impactos ambientais associados à produção, como diminuir a geração de resíduos, economizar energia e reduzir as emissões de carbono, o que contribui para a preservação do meio ambiente e para a construção de um futuro mais sustentável.

Adeque-se a legislação com o Societário Digital

Contar com a parceria de uma empresa pioneira na gestão de livros societários digitais pode ser o diferencial que o seu negócio buscava. Referência no Brasil, a Societário Digital possui um sistema escritural inteligente, extremamente intuitivo e de fácil manuseio, desenvolvido por profissionais que entendem do assunto, com o intuito de proporcionar segurança e eficiência para empresas de todos os tamanhos.

Saiba mais sobre a Societário Digital e veja tudo o que podemos fazer para trazer a transformação digital para os seus livros societários.