Primeiros passos após assumir uma Sociedade Anônima em seu Escritório Contábil

A gestão de uma Sociedade Anônima (S/A) exige atenção redobrada por parte do escritório contábil, pois essas empresas têm uma estrutura jurídica mais complexa em comparação a outras modalidades, como as Sociedades Limitadas (Ltda). Ao assumir a responsabilidade contábil de uma S/A, é fundamental que o contador compreenda suas obrigações legais e saiba implementar as melhores práticas para garantir a regularidade fiscal e societária da empresa. Neste artigo, vamos abordar os primeiros passos que o escritório contábil deve seguir ao assumir a gestão de uma Sociedade Anônima.

O que é uma Sociedade Anônima?

As Sociedades Anônimas são empresas cuja estrutura de capital é dividida em ações, sendo administradas por um Conselho de Administração e uma Diretoria. Elas seguem uma regulamentação específica, principalmente a Lei das S/A (Lei 6.404/76), e são mais frequentemente utilizadas por empresas de grande porte. A complexidade de sua gestão exige que o contador esteja atento a detalhes específicos, como a gestão dos livros societários, cumprimento de prazos legais, e conformidade com normas regulatórias. Este artigo irá guiar contadores e escritórios de contabilidade nos primeiros passos essenciais ao assumir a gestão de uma S/A.

Primeiro passo: Entendimento da Estrutura e Documentação da S/A

Revisão do Estatuto Social

O Estatuto Social é o documento que rege a Sociedade Anônima, definindo seu objeto social, capital, e regras de funcionamento. É imprescindível que o escritório contábil revise minuciosamente o estatuto para entender os detalhes da empresa que está assumindo.

Identificação dos Acionistas

Identificar os acionistas e suas respectivas participações no capital social é crucial. O contador deve estar ciente dos direitos e deveres de cada acionista, principalmente no que diz respeito à distribuição de dividendos e outras decisões societárias.

Verificação dos Livros Societários

As Sociedades Anônimas são obrigadas a manter livros societários, como o Livro de Atas das Assembleias Gerais e o Livro de Registro de Ações. Ao assumir a gestão, é necessário verificar se esses documentos estão atualizados e em conformidade com as exigências legais. Caso não estejam, será preciso providenciar a regularização imediata. Vale destacar que, desde 2021, conforme estabelecido pela Instrução Normativa DREI nº 82/2021, os livros societários devem ser exclusivamente digitais, assegurando a confiabilidade e a inviolabilidade dos dados.

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Segundo passo: Regularização e Conformidade Legal

Atualização Cadastral

Ao assumir uma S/A, é importante verificar se a empresa está com seu cadastro atualizado junto à Receita Federal e outros órgãos regulatórios. A regularização do CNPJ e a conformidade com o Código de Atividades Econômicas (CNAE) são passos essenciais para evitar problemas futuros.

Escrituração Contábil

A escrituração contábil de uma S/A segue padrões mais rigorosos. A empresa precisa estar em dia com o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) e com a ECD (Escrituração Contábil Digital). Certifique-se de que todas as obrigações contábeis estão sendo cumpridas e que a documentação necessária está em ordem.

Auditoria Externa

A depender do porte da S/A, a empresa pode estar sujeita à auditoria externa. Se a empresa for de grande porte (receita bruta anual superior a R$ 300 milhões ou ativo total superior a R$ 240 milhões), a auditoria é obrigatória. Nesse caso, o contador deverá organizar as informações necessárias para facilitar o trabalho do auditor.

Terceiro passo: Gestão de Tributos e Obrigações Fiscais

Escolha do Regime Tributário

Uma das primeiras decisões a serem tomadas ao assumir a contabilidade de uma S/A é a escolha do regime tributário. A depender do porte da empresa e do setor em que atua, a opção pode ser pelo Lucro Real ou Lucro Presumido. Essa escolha deve ser feita com base em uma análise detalhada das receitas, despesas e projeções futuras da empresa.

Cumprimento das Obrigações Acessórias

As S/A estão sujeitas a uma série de obrigações acessórias, como a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF), Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP), entre outras. É essencial que o contador esteja atento aos prazos e exigências para evitar penalidades e multas.

Gestão dos Impostos

O contador também precisa implementar uma gestão eficiente dos impostos devidos, como o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica), CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), PIS e COFINS. Uma análise tributária contínua ajuda a identificar oportunidades de economia fiscal e a evitar problemas com o Fisco.

Quarto passo: Planejamento Societário e Governança Corporativa

Implementação de Boas Práticas de Governança

A Governança Corporativa é uma área crucial para Sociedades Anônimas. O contador deve orientar a empresa na implementação de práticas de governança que garantam a transparência e a prestação de contas entre os acionistas e administradores.

Planejamento de Assembleias Gerais

As Assembleias Gerais são obrigatórias para as S/A e servem como instância de deliberação sobre questões importantes, como distribuição de dividendos e aprovação de contas. O contador deve apoiar a organização dessas reuniões e garantir que todas as deliberações sejam registradas em ata, conforme manda a legislação.

Quinto passo: Comunicação com Acionistas e Transparência

Elaboração de Relatórios Financeiros

A transparência com os acionistas é um princípio fundamental na gestão de uma S/A. Cabe ao contador elaborar relatórios financeiros precisos, que possam ser apresentados aos acionistas de forma clara e acessível, incluindo demonstrações contábeis como Balanço Patrimonial e Demonstração de Resultados.

Divulgação de Fatos Relevantes

Caso a S/A seja de capital aberto, existe a exigência de divulgação de fatos relevantes ao mercado, conforme regulamentação da Comissão de Valores Mobiliários (CVM). Ainda que seja uma S/A de capital fechado, manter uma comunicação eficiente com os acionistas é vital para garantir a confiança e a boa gestão da empresa.

Conclusão

Assumir a gestão de uma Sociedade Anônima no escritório contábil requer atenção a uma série de detalhes, desde a conformidade com obrigações legais até a implementação de boas práticas de governança corporativa. Ao seguir os passos detalhados neste artigo, o contador poderá garantir que a empresa estará em dia com a legislação e poderá focar em sua eficiência e crescimento sustentável.


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