Livros Societários Digitais: obrigatoriedade, benefícios e como migrar

Os livros societários digitais são registros essenciais para formalizar as decisões estratégicas e operacionais de uma empresa. Sua obrigatoriedade se baseia na necessidade de transparência, auditoria e conformidade legal, facilitando operações como fusões, aquisições e captação de investimentos.

As principais normativas que regulamentam esses registros incluem:

• Lei das S.A. (Lei 6.404/76) – Obriga sociedades anônimas a manterem registros específicos, como livros de atas, registros de ações e transferências.
• Código Civil (Lei 10.406/2002) – Define regras para escrituração dos livros societários das sociedades limitadas, assegurando transparência e organização.
• Lei das Cooperativas (Lei 5.764/71) – Exige a manutenção de livros específicos para cooperativas, promovendo governança e controle interno.
• Instrução Normativa DREI nº 82/2021 – Tornou obrigatória a digitalização dos livros societários, simplificando a autenticação na Junta Comercial.

Principais tipos de livros societários digitais

Os tipos de livros societários digitais variam conforme o tipo societário. Entre os mais comuns para Sociedades Anônimas, destacam-se:

• Livro de Registro de Ações Nominativas: traz o registro de todos os acionistas da empresa, incluindo nomes completos, endereços e informações sobre a quantidade e espécie de ações que cada um possui.
• Livro de Transferência de Ações Nominativas: deve ter informações sobre todas as transferências de ações realizadas pelos acionistas da empresa, além do nome do cedente e do adquirente e o número das ações transferidas.
• Livro de Atas de Assembleias Gerais: deve conter as atas das assembleias gerais, incluindo informações sobre deliberações tomadas, votações realizadas e a presença dos acionistas.
• Livro de Presença de Acionistas: deve conter informações sobre a presença dos acionistas em cada assembleia geral realizada pela empresa. Nesse documento é preciso constar o nome completo de cada participante, quantidade de ações que possui e a forma como votou nas deliberações da reunião.
• Livro de Atas de Reuniões da Diretoria: devem constar as atas das reuniões com informações sobre a participação, deliberações e votações realizadas.
• Livro de Atas e Pareceres do Conselho Fiscal: assim como o anterior, devem constar as atas das reuniões do órgão, além de seus pareceres.

Ocorre que desde o século XIX até recentemente, todos esses livros eram físicos, escriturados em papel, muitos inclusive manuscritos (como o livro registro de ações, por exemplo), isso porque a legislação assim determinava. Apenas com a edição da IN nº 82 do DREI, que entrou em vigor em 21 de junho de 2021, além das alterações introduzidas pela Lei nº 14.195/21 nas Leis nº 5.764/71 e nº 6.404/76, é que se tornou não apenas possível, mas OBRIGATÓRIA, a adoção dos Livros Societários Digitais em meio digital.

Dispõem os arts. 3º e 4º da IN/DREI nº 82:

Art. 3º Os livros de que trata o art. 1º deverão ser exclusivamente digitais, podendo ser produzidos ou lançados em plataformas eletrônicas. (Alterado pela Instrução Normativa DREI/ME nº 79, de 22 de novembro de 2022.) § 1º Os sistemas eletrônicos utilizados devem garantir, no mínimo, a segurança, a confiabilidade e a inviolabilidade dos dados. (Incluído pela Instrução Normativa DREI/ME nº 79, de 22 de novembro de 2022.) § 2º Para os fins de autenticação de livros sociais, as sociedades devem observar as disposições dessa instrução normativa." (Incluído pela Instrução Normativa DREI/ME nº 79, de 22 de novembro de 2022.)

Art. 4º As Juntas Comerciais adaptarão seus sistemas para recepcionar os livros ou seus dados, inclusive os livros societários e os livros dos agentes auxiliares, de modo que, após a entrada em vigor desta Instrução Normativa, não deverão ser apresentados para autenticação quaisquer novos livros em papel. (Alterado pela Instrução Normativa DREI/ME nº 79, de 22 de novembro de 2022.)*

Ou seja, todas as Sociedades Cooperativas e Anônimas de Capital Fechado, legalmente obrigadas as manterem suas escriturações societárias, além das demais sociedades - como por exemplo as limitadas que aderem ao livro societário não por uma imposição legal mas como uma boa prática de governança corporativa - deverão se adequar à nova legislação.

Trata-se de um importante e necessário avanço, afinal estamos no século XXI, vivendo o início da chamada era da “Sociedade 5.0”, que tem por principal objetivo melhorar a qualidade de vida das pessoas por meio de soluções tecnológicas inteligentes. É chegada a hora de aposentar os arcaicos livros em papel e adotar uma ferramenta inovadora de gestão de Livros Societários Digitais.

Os desafios do modelo físico e a necessidade da digitalização

Os livros societários em papel apresentam diversos desafios, como:

• Risco de extravio e deterioração
• Dificuldade de atualização e acesso remoto
• Falta de segurança e transparência
• Alto custo de armazenamento e autenticação

Com os livros societários digitais, além dessas barreiras serem eliminadas, surgem diversos benefícios, garantindo acesso rápido, rastreabilidade e integridade dos registros.

A Instrução Normativa DREI nº 82: o novo marco da digitalização

A publicação da IN 82/2021 representou o fim definitivo dos livros societários físicos para sociedades anônimas. Agora, todos os registros devem ser digitais e autenticados eletronicamente.

Principais impactos da IN 82 e da atualização IN 79

• Eliminação dos livros físicos – Todas as sociedades anônimas devem adotar o formato digital.
• Autenticação exclusivamente digital – A Junta Comercial aceita apenas livros assinados eletronicamente.
• Maior transparência e segurança – Redução de fraudes e inconsistências.
• Redução de custos – Menos gastos com impressão, transporte e armazenamento.

A IN 79/2022 trouxe ainda mais flexibilidade, permitindo a autenticação dos livros em branco, isto é, antes da escrituração.

Como migrar para os Livros Societários Digitais?

Se sua empresa ainda utiliza livros físicos, siga este passo a passo para garantir uma transição segura:

1. Diagnóstico: o primeiro passo para uma migração segura

Antes de iniciar a digitalização dos livros societários, é fundamental realizar um diagnóstico completo do acervo atual. Esse mapeamento permitirá identificar quais registros precisam ser digitalizados, quais já estão em conformidade e quais podem exigir ações corretivas.

Por que isso é importante?

Muitas empresas mantêm livros societários em formatos diversos (impressos, digitalizados sem autenticação ou armazenados em sistemas sem rastreabilidade). Sem um diagnóstico preciso, há o risco de perder informações importantes ou digitalizar documentos sem validade legal.

Como fazer?

• Levante todos os livros societários da empresa (atas, registros de ações, transferências de ações, etc.).
• Identifique lacunas ou inconsistências nos registros. Há livros ausentes? Estão assinados corretamente?
• Verifique se há livros já digitalizados e se eles atendem aos requisitos da IN DREI 82/2021.

Exemplo prático:

Uma sociedade anônima de médio porte realizou seu diagnóstico e identificou que possuía livros físicos sem autenticação e registros dispersos em diferentes pastas da empresa. Sem um plano estruturado, isso poderia resultar em dificuldades em auditorias ou até demanda judicial por parte de algum acionista.

2. Escolha uma plataforma confiável: segurança e rastreabilidade

Após o diagnóstico, a empresa precisa escolher um sistema digital seguro e em conformidade com a legislação. Não basta apenas digitalizar os documentos em PDF; é necessário garantir que a solução utilizada permita rastreabilidade, auditoria e proteção contra fraudes.

Critérios essenciais para escolher uma plataforma:

• Assinatura digital dos documentos.
• Controle de acesso e permissões para diferentes usuários.
• Auditoria automática para garantir integridade dos registros.
• Conformidade com a IN 82/2021 e a legislação vigente.

Dica importante:

Evite soluções genéricas de armazenamento digital. Um drive na nuvem, por exemplo, não oferece rastreabilidade nem auditoria, o que pode comprometer a validade dos documentos em processos judiciais ou operações societárias.

3. Digitalize documentos antigos: preservação e conformidade

Com a plataforma escolhida, é hora de converter os livros físicos para o formato digital. Mas atenção: digitalizar não significa apenas escanear! A digitalização precisa ser feita de forma estruturada, garantindo que os registros sejam legíveis, organizados e juridicamente válidos.

Boas práticas na digitalização:

• Utilize uma resolução que garanta a legibilidade dos documentos.
• Faça a conversão para um formato que permita pesquisa e indexação, facilitando futuras consultas.
• Associe cada documento digitalizado ao seu respectivo livro societário dentro da nova plataforma.

Erros comuns a evitar:

• Digitalizar documentos ilegíveis ou incompletos.
• Não autenticar os registros após a digitalização.
• Armazenar os arquivos sem um sistema seguro de backup e rastreabilidade.

4. Autentique os livros digitais na Junta Comercial

Os livros societários digitais precisam ser autenticados digitalmente na Junta Comercial. A autenticação pode ser do livro escriturado ou em branco, mas é necessária para garantir sua validade jurídica. Esse processo formaliza os documentos perante os órgãos reguladores e assegura que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente. Escolha uma plataforma que lhe permita decidir a melhor forma de autenticação de cada um dos livros.

5. Mantenha a governança ativa: Revisão e atualização constante

A digitalização não é o fim do processo, mas o início de uma gestão societária mais eficiente. Para garantir a conformidade e o bom funcionamento da empresa, é fundamental manter uma rotina de revisão e atualização dos livros digitais.

Boas práticas de governança digital:

• Estabeleça um cronograma de revisões periódicas dos registros.
• Atualize os livros societários sempre que houver uma nova assembleia, deliberação ou movimentação acionária.
• Defina responsáveis pela manutenção e auditoria contínua dos registros digitais.
• Utilize relatórios e ferramentas de compliance para acompanhar a integridade dos documentos.

Por que isso é essencial?

Manter a governança ativa evita erros contábeis, dificuldades em auditorias e demandas judiciais. Além disso, agiliza processos de fusão, aquisição e obtenção de crédito, pois os documentos estarão sempre organizados e disponíveis para consulta.

Case real:

Uma startup que precisava captar investimentos teve o processo agilizado porque todos os seus documentos e livros societários estavam digitalizados e auditáveis. Isso permitiu que a diligência fosse concluída rapidamente, garantindo uma vantagem competitiva no mercado.

O futuro da gestão societária é digital

A migração para livros societários digitais não é apenas uma exigência legal — é uma oportunidade estratégica para empresas que querem modernizar sua governança corporativa, reduzir burocracias e aumentar a segurança jurídica.

Se sua empresa ou seus clientes ainda utilizam livros físicos, agora é o momento ideal para fazer essa transição.

Dê o próximo passo:

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Estático vs. Inteligente: qual o melhor formato?

• Livro Digital Estático – são baseados em registros físicos e manuais, ou seja, as informações são inseridas em documentos impressos ou arquivos eletrônicos (Excel, Word etc.) de forma não automatizada.
• Livro Digital Inteligente – Com auditoria e rastreabilidade, garantindo total conformidade. O formato inteligente é a melhor opção para empresas que buscam eficiência, segurança e transparência.

Segurança dos registros digitais e lastro jurídico

• Assinatura eletrônica e autenticação digital
• Registro automático e inviolável
• 100% auditável e rastreável

Societário Digital: inovação, segurança e conformidade

O Societário Digital é a primeira plataforma 100% digital e auditável do Brasil para gestão de livros societários. Com nossa tecnologia, sua empresa pode:

• Eliminar burocracias
• Garantir segurança jurídica e conformidade
• Automatizar processos e reduzir erros
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Se sua empresa busca estar em conformidade com a legislação e otimizar sua governança corporativa, o Societário Digital é a solução ideal.

O futuro da Governança Societária

A digitalização dos livros societários não é apenas uma exigência legal – é um caminho sem volta para a modernização e eficiência empresarial. Empresas que adotam tecnologias inovadoras conquistam mais credibilidade e competitividade no mercado.

Próximos passos para você e sua empresa

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Perguntas Frequentes (FAQs)