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Autenticação de livros societários em branco: como fazer?

A gestão transparente e eficaz dos registros societários é essencial para o sucesso de qualquer empresa e, nesse sentido, a autenticação de livros societários se torna fundamental. Por isso, traremos informações básicas sobre a autenticação dos livros em branco, com orientações claras e detalhadas para quem busca compreender os procedimentos envolvidos e suas implicações.

Se você está em busca de informações sobre como autenticar seus livros societários em branco para, assim, tomar decisões informadas e estratégicas na gestão societária da sua empresa, não perca esse artigo. Boa leitura!

O que são livros societários digitais em branco?

Os livros societários digitais em branco, instituídos após a publicação da IN/DREI nº 79/22,  são uma ferramenta essencial para proporcionar flexibilidade na gestão dos registros empresariais. De maneira simples, a empresa informa à Junta Comercial do seu estado que está abrindo determinado(s) livro(s) societário(s), informa qual será o seu período de escrituração e solicita a sua autenticação sem anexar nenhum ato, diferentemente do livro escriturado, que é submetido à autenticação posteriormente, já preenchido e encerrado.

A opção por autenticar livros societários digitais em branco se dá por diversas razões. Citamos algumas: 

1. Essa prática permite uma resposta ágil às exigências imprevistas do ambiente de negócios, facilitando a inserção rápida de quaisquer atos no(s) respectivo(s) livro(s) que, por estar(em) previamente autenticado, já possui validade jurídica. Isso não apenas simplifica os processos, mas também otimiza a eficiência operacional.

2. Além disso, essa ação traz mais segurança, já que os registros estão prontos para serem utilizados quando existirem demandas legais, auditorias ou transações comerciais, sem a necessidade de encerrar o(s) livro(s) e leva-lo(s) à Junta Comercial. Dessa forma, as empresas estão aptas a lidar proativamente com os desafios e demandas variáveis do cenário empresarial.

É importante destacar que a autenticação de livros societários em branco é uma prática legalmente aceita e reconhecida, produzindo os mesmos regulares efeitos jurídicos que a autenticação de livros escriturados, inclusive perante terceiros. 

Passo a passo para a autenticação de livros societários em branco

A autenticação de livros societários em branco é um procedimento que requer precisão e conformidade com as normativas legais vigentes. Seguir corretamente esse processo estruturado garante que a autenticação seja realizada de maneira adequada e legal. 

A Instrução Normativa DREI 82 é um marco regulatório significativo no contexto empresarial, trazendo implicações diretas para a gestão e autenticação de livros societários. Lançada como parte do esforço contínuo para aprimorar a eficiência e a transparência nos registros empresariais, ela impacta diversos aspectos relacionados à prática de autenticação de livros societários em branco.

Abaixo, apresentamos um passo a passo:

  1. O usuário deverá acessar o sistema da Junta Comercial de seu estado, opção livros digitais – livros em branco (a nomenclatura varia de acordo com a junta comercial),  e preencher os dados no formulário;
  2. A Junta Comercial irá gerar os termos de abertura e encerramento com base nos dados informados. Portanto, deverá ser observado em relação aos livros sociais os dados obrigatórios, conforme disposto no art. 5º da IN DREI nº 82, de 2021 e, no termo de encerramento, quando do livro em branco, deverá constar a data de início e fim do período a ser escriturado.  Essas datas serão de livre escolha da sociedade. Por exemplo, se a sociedade apresentar para autenticação o Livro Registro de Atas das Assembleias Gerais nº 01, ela poderá colocar como data inicial do período a data da sua constituição e como data final uma outra a sua escolha. Quando a data final chegar, ela deverá abrir o livro nº 02;  
  3. Além disso, o próprio sistema da Junta Comercial irá gerar a declaração prevista na IN 82/DREI para a autenticação do livro em branco, quando selecionada esta opção. A declaração, a ser assinada pelo administrador da empresa (não é mais necessária a assinatura do contador), será no seguinte sentido: “Declaro(amos), sob as penas da Lei, que: I - a escrituração do presente livro social, cujos Termos de Abertura e Encerramento foram aqui devidamente apresentados, será à posteriori, sendo de exclusiva responsabilidade desta Sociedade e sua respectiva administração, a regular averbação de toda e qualquer informação a ela aplicável; II - serão observadas todas as formalidades legais exigíveis para a escrituração e composição do livro social digital; III - estou(amos) devidamente habilitado(s) para assinatura dos termos de abertura e de encerramento do livro ora apresentado."
  4. A autenticação será feita após a verificação e validação dos dados informados pelo requerente por meio das informações cadastrais constantes na base de dados da Junta Comercial, independentemente de se tratar de autenticação automática ou não. (art. 7º da IN DREI nº 82, de 2021).  
  5. Uma vez autenticado o livro, a sociedade está apta a inserir o seu conteúdo até a data limite estipulada por ela para a duração do livro (período final) e não deverá apresentá-lo novamente para autenticação.

É importante reforçar que, ao regular a autenticação de livros societários digitais em branco, com a IN DREI 82, impulsiona as empresas em direção a uma era mais digital, ágil e eficiente. Ao adotar práticas inovadoras, as organizações atendem às exigências regulatórias e se posicionam para enfrentar os desafios empresariais contemporâneos com maior flexibilidade e transparência. 

Ao seguir esse passo a passo, a sua empresa pode realizar a autenticação de livros societários em branco de maneira eficiente e legal, garantindo a conformidade com as normativas vigentes. Lembre-se sempre de que a compreensão das normas legais e a responsabilidade durante esse processo são fundamentais para o sucesso e integridade do negócio.

A autenticação adequada dos livros societários em branco é mais do que um simples procedimento burocrático; é essencial para conformidade de uma empresa. E, para que esses livros sejam úteis no dia a dia da empresa, o ideal é contar com um sistema para gestão de livros societários digitais, como a Societário Digital, empresa líder e pioneira no Brasil.
 
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Caroline M. A. Vasconcellos
Advogada Especialista em Direito Empresarial com Ênfase na Advocacia Empresarial pela PUC-RS e Especialista em Gestão de Operações Societárias e Planejamento Tributário pela Faculdade Brasileira de Tributação
Publicado em 12/12/2023
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