7 práticas para tornar os documentos empresariais mais seguros

Podemos dizer que os documentos empresariais refletem a organização. Isso porque eles registram informações cruciais, diretrizes operacionais, estratégias e históricos relevantes, ou seja, eles contam a história através de dados. A maneira como esses documentos são gerenciados e protegidos desempenha um papel fundamental na eficiência e segurança. 

Uma boa gestão de documentos não só garante a continuidade das operações, mas também ajuda a construir uma base sólida para o crescimento e a inovação. Quer saber um pouco mais sobre isso? Então acompanhe esse artigo e confira as práticas que separamos para como manter os documentos empresariais mais seguros.

A importância da gestão de documentos empresariais

A gestão de documentos refere-se à organização, armazenamento, proteção e recuperação eficaz de informações críticas da empresa. Esses arquivos empresariais podem variar, desde contratos e relatórios financeiros até políticas internas e comunicações estratégicas. Uma boa gestão desses documentos traz uma série de vantagens, como:

• Conformidade legal

Facilita a conformidade, já que permite que a empresa esteja preparada para auditorias, evitando penalidades legais.

• Decisões mais assertivas

A gestão adequada garante que a informação esteja sempre atualizada e disponível quando necessário.

• Eficiência operacional

Ter um sistema organizado para armazenar e acessar documentos torna o fluxo de trabalho mais eficiente, já que a busca por informações se torna mais rápida.

• Proteção da propriedade intelectual

Alguns documentos podem conter informações confidenciais e de propriedade intelectual. A gestão desses arquivos empresariais ajuda a proteger esses ativos vitais contra vazamentos ou acessos não autorizados.

A falta de uma gestão sólida de documentos empresariais pode acarretar várias consequências desfavoráveis, como perda de informações, decisões precipitadas, riscos de segurança, litígios e multas, reputação abalada, entre outros.

7 práticas para tornar os documentos empresariais mais seguros

Ao adotar práticas de segurança, sua empresa fortalecerá significativamente a proteção de seus documentos empresariais. Lembre-se de que isso é uma tarefa contínua, exigindo revisões regulares das políticas e das práticas para se manter atualizado com as ameaças em constante evolução no mundo digital. 

Com uma gestão adequada, seus documentos permanecerão protegidos, permitindo que sua organização continue a crescer de maneira segura e sustentável. E para te ajudar, separamos 7 práticas. Confira abaixo:

1. Acesso baseado em princípios de menor privilégio

Isso significa que os colaboradores devem ter apenas o acesso necessário para realizar suas tarefas. Evitar dar acesso amplo a todos os documentos a todos os colaboradores limita o risco de vazamento acidental ou intencional de informações.

2. Autenticação forte e criptografia de dados

Utilizar a autenticação forte impede que pessoas não autorizadas acessem os documentos. Além disso, aplicar criptografia aos documentos garante que apenas os destinatários corretos possam acessá-los.

3. Backups regulares e recuperação 

Realizar backups regulares dos documentos e armazená-los corretamente e em locais seguros garante que, em caso de falhas de hardware, ataques cibernéticos ou desastres, os dados possam ser recuperados sem grandes perdas.

4. Classificação adequada dos documentos

Classificar documentos com base na importância é o primeiro passo para uma gestão segura. Também é ideal atribuir níveis de acesso diferentes a documentos confidenciais, estratégicos e públicos. Isso garante que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a informações sensíveis.

5. Digitalização de documentos

A digitalização de documentos físicos reduz o risco de perdas. Além disso, os documentos empresariais digitais podem ser mais facilmente protegidos por meio de medidas de segurança tecnológicas, como autenticação, criptografia e assinaturas digitais e eletrônicas.

6. Monitoramento e detecção de atividades suspeitas

Implementar sistemas de monitoramento que registrem as atividades relacionadas aos documentos permite a detecção precoce de atividades suspeitas, como tentativas de acesso não autorizado ou transferência irregular de dados.

7. Treinamento e conscientização dos colaboradores

Promover a conscientização entre os colaboradores sobre a importância da segurança dos documentos, realizando treinamentos regulares que abordem práticas de segurança, como não compartilhar senhas, identificar phishing, relatar atividades suspeitas, entre outras boas práticas.

A gestão eficaz de documentos empresariais desempenha um papel estratégico fundamental. Com isso, as empresas podem manter um registro preciso de informações cruciais, orientações operacionais e decisões estratégicas. No entanto, a simples acumulação de documentos não é suficiente; a maneira como esses documentos são gerenciados, protegidos e utilizados influencia diretamente a eficiência e a segurança do ambiente corporativo.

Entender que a gestão de documentos administrativos abrange uma variedade de tipos de documentos, desde contratos legais até relatórios financeiros e políticas internas é crucial. Uma gestão eficiente não apenas promove a conformidade legal e a preparação para auditorias, evitando possíveis implicações legais, mas também capacita a tomada de decisões mais assertivas, fornecendo acesso rápido e atualizado às informações necessárias. 

A organização adequada desses documentos otimiza a eficiência operacional, ao mesmo tempo em que resguarda informações sensíveis e propriedade intelectual da empresa contra ameaças de vazamento e acesso não autorizado. No entanto, reconhecer a importância da gestão de documentos é apenas o primeiro passo. 

Implementar práticas concretas para garantir a segurança desses documentos é de igual importância, especialmente em um cenário onde as ameaças cibernéticas e digitais são constantemente evolutivas. A adoção de boas práticas fortalece a segurança das informações. Dessa forma, uma empresa pode não apenas proteger suas informações e ativos, mas também criar um ambiente propício para o crescimento seguro e a inovação contínua.

Societário Digital: Proteção para livros societários

A Instrução Normativa do Departamento de Registro Empresarial e Integração nº 82 (IN DREI 82) surgiu para aprimorar e simplificar os procedimentos relacionados ao registro de atos de empresas. Publicada em 19 de fevereiro de 2021, essa IN tem como objetivo desburocratizar, modernizar, simplificar, agilizar e automatizar processos relacionados à autenticação de abertura e encerramento de Livros Societários.

A adoção dos Livros Empresariais Digitais representa um importante avanço para que as Sociedades Anônimas (S/As) e as Sociedades Cooperativas se adaptem à era da transformação digital. E essa obrigatoriedade é um passo importante para aprimorar a governança corporativa, fortalecer a transparência e segurança das informações, além de alinhar as organizações com as demandas da era digital.

Por isso, a implementação de uma plataforma de gestão dos livros sociais adequada se torna indispensável. E, para isso, o ideal é contar com a parceria da Societário Digital, pioneira no Brasil na gestão de Livros Societários Digitais e referência no sistema escritural inteligente.

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