Livros societários em Sociedades Anônimas: como funcionam e qual a sua importância?
Os livros societários são instrumentos indispensáveis para a gestão societária eficiente de qualquer sociedade empresária, principalmente Sociedades Anônimas (S/As). Neles são registradas as principais decisões tomadas pelos acionistas e/ou administradores, comprova-se a propriedade de ações e outros títulos emitidos pela companhia, averba-se ônus ou gravames, transfere-se a sua titularidade e, por fim, é por meio desses registros e averbações que se presta contas aos interessados.
Ou seja, de forma simples e clara, os livros societários são instrumentos vitais para garantir a transparência e a regularidade das operações das sociedades, contribuindo para sua solidez e perenidade.
Vale destacar que desde a entrada em vigor da Lei nº 14.195/2021, as sociedades anônimas podem ter seus livros societários no formato digital. Isso traz diversas vantagens e benefícios, como organização, eficiência, sustentabilidade e agilidade.
Você ainda tem dúvidas sobre como funcionam e qual é a importância de cada livro empresarial de Sociedade Anônima? Então continue a leitura que traremos muitas informações sobre esse tema.
Quais são os livros societários obrigatórios em uma Sociedade Anônima?
A Lei das Sociedades Anônimas (Lei nº 6.404/1976) é a que estabelece as regras para as sociedades constituídas nesse tipo jurídico. Entre as obrigações impostas por essa Lei, podemos destacar a parte que se refere aos livros sociais ou livros societários. Como dissemos acima, são neles que registramos as principais atividades, decisões e questões societárias da empresa.
Existem alguns livros que são obrigatórios para todas as sociedades anônimas, independentemente do seu porte ou setor de atuação. Confira abaixo uma breve explicação sobre cada um desses livros societários obrigatórios:
- Livro de Presença de Acionistas
Este livro é obrigatório para todas as S/As e deve conter informações sobre a presença dos acionistas em cada assembleia geral realizada pela empresa. Nesse documento é preciso constar o nome completo de cada participante, quantidade de ações que possui e a forma como votou nas deliberações da reunião.
- Livro de Atas de Assembleia Geral
Também obrigatório para todas as sociedades anônimas, deve conter as atas das assembleias gerais, incluindo informações sobre deliberações tomadas, votações realizadas e a presença dos acionistas.
- Livro de Registro de Ações Nominativas
Obrigatório para as S/As que possuem ações nominativas emitidas, esse livro traz o registro de todos os acionistas da empresa, incluindo nomes completos, endereços e informações sobre a quantidade e espécie de ações que cada um possui.
- Livro de Registro de Transferência de Ações Nominativas
Como no anterior, é obrigatório para sociedades anônimas que possuem ações nominativas emitidas. Neste documento deve ter informações sobre todas as transferências de ações realizadas pelos acionistas da empresa, além do nome do cedente e do adquirente e o número das ações transferidas.
- Livro de Atas de Reunião da Diretoria, do Conselho Administrativo e Conselho Fiscal
Caso a empresa tenha Diretoria, Conselho Administrativo e Conselho Fiscal instituídos, é imprescindível que se tenha um livro para cada um desses órgãos. Neles, devem constar as atas das reuniões com informações sobre a participação, deliberações e votações realizadas.
- Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas
Obrigatório para as sociedades anônimas que possuem partes beneficiárias em circulação. Esse livro empresarial deve apresentar as informações sobre as partes beneficiárias emitidas pela empresa, incluindo o nome dos titulares, a data de emissão, o valor nominal e as condições de emissão.
- Livro de Registro de Transferência de Partes Beneficiárias Nominativas
Igual ao anterior, também é obrigatório para as sociedades anônimas que possuem partes beneficiárias em circulação. Aqui, deve conter informações sobre as transferências de partes beneficiárias realizadas pelos titulares, com nome do cedente e do adquirente e número das partes beneficiárias transferidas.
De que forma deve ser feita a escrituração dos novos livros societários?
A partir de junho de 2021, com a entrada em vigor da Instrução Normativa nº 82, os novos livros societários a serem autenticados pelas Juntas Comerciais devem ser em formato eletrônico, estabelecendo a referida norma as condições de digitalização, armazenamento e disponibilização, que devem garantir autenticidade, integridade e confiabilidade das informações contidas. Ainda, de acordo com a IN, os termos de abertura e encerramento dos livros devem ser assinados com certificado digital.
Qual a importância dos livros societários em Sociedades Anônimas?
Os livros societários de uma Sociedade Anônima são essenciais para a organização e a transparência das informações aos stakeholders, tornando-se instrumentos de controle e de gestão da empresa, permitindo o acompanhamento das atividades da empresa pelos seus acionistas, investidores e demais interessados.
Separamos alguns dos principais pontos de importância dos livros societários:
Credibilidade
A existência e a escrituração correta dos livros societários trazem confiabilidade e credibilidade para a empresa, já que demonstram organização e preocupação com a transparência e a legalidade das suas atividades.
Histórico da empresa
Por ser o local de registro de decisões tomadas em assembleias, reuniões de diretoria e conselho de administração, entre outras ações, os livros societários trazem, de forma cronológica, todo o histórico da empresa.
Legalidade
A escrituração dos livros societários é obrigatória por lei, sendo essencial para o cumprimento das obrigações legais, sendo objeto de averiguação em eventual due diligence.
Prova documental
Eles são muito importantes em casos de litígios e processos judiciais envolvendo a administração ou o quadro societário da empresa - possivelmente um dos principais meios de prova - portanto é fundamental que estejam devidamente atualizados.
Transparência
Essencial para a gestão da empresa, pilar de uma boa governança, a transparência possibilita que todos os legalmente interessados tenham aos registros, caso necessário.
Por isso é extremamente importante manter os livros societários atualizados para uma boa gestão e a governança de uma Sociedade Anônima. E quando falamos na versão digital, nada melhor do que contar com um parceiro que se preocupa com todos esses pontos, certo? A Societário Digital, primeira empresa brasileira a criar um sistema para gestão de livros societários digitais, tem a solução que você precisa!
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