Gestão societária: como torná-la mais segura?

A gestão empresarial é o conjunto de atividades e processos que envolvem a administração e o controle de uma empresa. Ela abrange diversas áreas, desde a definição da estratégia corporativa até a implementação das operações diárias, visando ao alcance dos objetivos estabelecidos pelos acionistas.

As atividades realizadas na gestão empresarial podem variar de acordo com o tipo e o tamanho da organização, mas geralmente envolvem áreas de estratégia e planejamento, governança corporativa, gestão financeira, gestão de colaboradores, gestão operacional, entre outras. Dessa forma, é possível ter um planejamento empresarial e tributário correto, evitar prejuízos financeiros, sustentabilidade, ter mais competitividade no mercado, gerar resultados para o negócio, entre outros.

Outra área que também abrange é a societária, e quando falamos da segurança e manutenção dos livros societários, sejam eles físicos ou digitais, é uma preocupação essencial. Como os livros societários são documentos que registram todas as atividades, decisões e transações da empresa, é preciso garantir a integridade dos registros e a conformidade com as obrigações legais.

Ter uma gestão societária segura e eficiente é importante para garantir transparência, proteção dos interesses dos acionistas, cumprimento das obrigações legais, tomada de decisões estratégicas, acesso a recursos financeiros, valorização da empresa, entre outros exemplos. Esses fatores contribuem para o bom funcionamento e o sucesso de uma Sociedade Anônima, seja ela de capital aberto ou fechado, a longo prazo.

Quer saber mais sobre esse tema? Então continue a leitura que traremos algumas dicas para você ter uma gestão societária segura na sua empresa. 

Impactos negativos em uma S/A quando não se aplica uma gestão societária segura

Quando uma empresa falha em aplicar uma gestão societária segura, uma série de impactos negativos podem surgir. Em primeiro lugar, a falta de transparência nas operações e decisões de uma S/A pode minar a confiança dos acionistas e do mercado em geral. Isso resulta em uma perda de credibilidade, além de prejudicar a reputação da empresa, dificultando o estabelecimento de parcerias, a atração de investidores e o acesso a recursos financeiros.

A falta de uma gestão societária segura também aumenta os riscos de ocorrência de fraudes e irregularidades. Sem controles internos adequados e uma supervisão efetiva, podem surgir práticas fraudulentas, desvios de recursos e manipulação de informações financeiras. Isso coloca em risco a integridade e reputação da empresa e pode levar a consequências legais graves.

A falta de uma gestão societária sólida pode levar à perda de confiança do mercado, o que resulta em uma desvalorização das ações e dificuldades na captação de investimentos e financiamentos. A empresa pode enfrentar dificuldades para crescer, expandir seus negócios e se manter competitiva no mercado.

A má alocação de recursos, a falta de conformidade com as leis e regulamentos, a dependência de pessoas específicas na empresa, a perda de prazos e a falta de transformação digital são mais algumas consequências de não ter uma gestão societária segura. É essencial implementar práticas de gestão adequadas para proteger os interesses dos acionistas, além de promover a sustentabilidade e o sucesso da Sociedade Anônima.

Como implementar uma gestão societária?

Para implementar uma gestão societária segura em uma Sociedade Anônima é necessário seguir alguns passos importantes:

• Estabelecer uma estrutura de governança corporativa;
• Definir políticas e procedimentos;
• Ter um conselho de administração ativo e atuante; 
• Fomentar a transparência e a prestação de contas; 
• Implementar controles internos efetivos; 
• Garantir a segurança dos registros societários; 
• Entre outros.

Importância de um departamento societário

A existência de um departamento societário (que pode ser interno ou terceirizado) é fundamental para uma gestão societária eficiente e segura. Ele é responsável pela abertura de uma empresa, ajudando na escolha da melhor estrutura societária para cada fase, como Sociedade Anônima ou Sociedade Limitada, por exemplo. Da mesma forma oferece suporte no encerramento das atividades, lidando com todos os procedimentos burocráticos necessários nesse processo. 

Para garantir que tudo seja realizado dentro da conformidade, é sempre interessante contar com o auxílio de profissionais especializados no assunto, como advogados ou contadores.

E para te ajudar, separamos 7 das principais atividades desempenhadas pelo departamento societário. Confira abaixo:

1. Abertura de filiais e/ou subsidiárias

O departamento societário oferece suporte, auxilia com toda a documentação e com os registros necessários para estabelecer essas novas unidades.

2. Análise tributária

Essa atividade garante que a empresa esteja em conformidade com as leis fiscais e maximiza a eficiência fiscal.

3. Certificados digitais e cadastros

Emitir certificados digitais e realizar cadastros junto a órgãos (Bombeiros, Vigilância Sanitária, Anvisa etc.) via de regra também são atividades do departamento societário, que tem como objetivo garantir a conformidade da empresa.

4. Controle de mandatos e realização de assembleias e reuniões de conselho

Além de acompanhar os mandatos de diretores e conselheiros, também auxilia na convocação e realização de assembleias e reuniões de diretoria e conselho.

5. Elaboração de contratos

É responsável pela preparação de contratos e suas alterações, pelo controle de procurações, garantindo que a empresa esteja legalmente protegida em suas transações.

6. Planejamento societário

O departamento societário atua no planejamento estratégico relacionado à estrutura societária da empresa, considerando diversos aspectos, como a emissão e transferência de ações, a criação de conselhos deliberativos ou fiscais etc.

7. Abertura e manutenção dos Livros Societários

Abrir e manter os livros devidamente atualizados, registrando todas as decisões e transações importantes da empresa, assegura a transparência e a conformidade legal.

E falando em livros societários, a gestão adequada dos livros societários é vital para uma gestão societária eficaz e bem estruturada. Ela garante a conformidade legal, promove a transparência, fornece informações estratégicas, facilita transações comerciais e apoia auditorias e conformidade contábil.

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